Jobbeschreibung
Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams im Referat „Innerer Dienst“ in Berlin‑Steglitz zum nächstmöglichen Termin ein*e
Sekretär*in (m/w/d)
Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet
Die Bundesanstalt für Materialforschung und ‑prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Das Referat Innerer Dienst ist der interne Dienstleister der BAM und verantwortlich für alle klassischen Serviceaufgaben rund um die Immobilien und die logistische Infrastruktur. Uns obliegt die Liegenschafts- und Gebäudebetreuung für die zwei Areale in Berlin (Lichterfelde und Adlershof) sowie für den Standort in Brandenburg (Testgelände Technische Sicherheit in Baruth/Mark).
Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!
- Führen des Referatssekretariats durch administrative Unterstützung der Referatsleitung und der Mitarbeitenden des Referats bei der Bewältigung von referatsspezifischen Aufgaben
- Verwaltung des Sekretariats einschließlich Terminplanung und ‑überwachung und Korrespondenz sowie Erstellung von Protokollen, Grafiken, Statistiken sowie Präsentationen (allg. Büroorganisation)
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen
- Bereichsredaktion für das Infoportal des Referates
- Koordination von Meetings und Veranstaltungen vor Ort
- Führen der Inventarisierungslisten sowie Planung und Buchung von Dienstreisen
- Temporäre Ausgabe und Entgegennahme personenbezogener Unterlagen am Servicetresen des Inneren Dienstes, wie z. B. Dienstausweise, Zutrittsberechtigungen, Schlüssel
- Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen
- Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung
- Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
- Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
- Sehr gute EDV‑Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen und Datenmanagementsystemen (PARFIS, e‑Akte, IMSWARE/CAFM‑Software)
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch (Muttersprachler oder auf mind. der Niveaustufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
- Gute Englischkenntnisse (mind. der Niveaustufe B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen) von Vorteil
- Sicheres, kompetentes und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie ein hohes Organisationsvermögen
- Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
- Zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative/Einsatzbereitschaft sowie eine hohe Belastbarkeit
- Eine verantwortungsvolle, interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kompetenten und kollegialen Umfeld
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (u. a. Zuschuss zum Job-Ticket)
- Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (Work-Life-Balance) (Möglichkeit des mobilen Arbeitens nach den referatsinternen Regelungen, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme von bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)
- Individuelle Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen sowie fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten