Jobbeschreibung
Die Executive Education-Abteilung der Hertie School entwickelt maßgeschneiderte Schulungen und führt Weiterbildungs-, Aufbau- und Beratungsprojekte für Kunden aus dem privaten und öffentlichen Sektor sowie für gemeinnützige Organisationen in der ganzen Welt durch.
Beispiele solcher Projekte sind:
Recharging Advocacy for Rights in Europe (RARE)
Strategic Management of HR in the Public Sector
Eastern Partnership (EaP) Executive Leadership Programmes
Executive Training Programme in Anti-Corruption, Transparency and Public Integrity
Starlight
Zur Unterstützung des Teams suchen wir eine
Team- und Programm-Assistenz (gn)
in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Der Vertrag soll zum 01.09.2025 oder nach Vereinbarung beginnen und ist nach 2 Jahren unbefristet.
Unterstützung der administrativen und organisatorischen Tätigkeiten für einen reibungslosen Ablauf des täglichen Projektgeschäfts:
- Unterstützung des ExEd-Teams, einschließlich der Kommunikation mit internationalen Partnern, Förderern, Institutionen und Teilnehmenden
- Unterstützung der Finanzverwaltung der Abteilung, einschließlich der Vorbereitung von Rechnungen und der Überwachung von Zahlungen
- Überwachung von Fristen und wichtigen Terminen der Programme, die durch Zuschüsse finanziert werden, und Unterstützung bei der Erstellung der Finanzberichtsunterlagen
- Verwaltung von Anfragen und Kommunikation mit verschiedenen Dienstleistern für Schulungen, insbesondere Restaurants, Hotels und Catering-Unternehmen
- Organisation von Reisen und Logistik für Teammitglieder, Trainer und Programmteilnehmer
- Verwaltung von Back-Office- und Verwaltungsaufgaben, die für die Tätigkeit des Weiterbildungsteams von zentraler Bedeutung sind
- Koordinierung des Abteilungskalenders einschließlich der Planung von Programmen und internen Teamterminen
- Erledigung von Back-Office- und Verwaltungsaufgaben, die für die Arbeit des Weiterbildungsteams von zentraler Bedeutung sind
- Überwachung von Fristen und wichtigen Terminen für Programme, die durch Zuschüsse finanziert werden, und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten
- Unterstützung von Vor-Ort-Aktivitäten bei der Durchführung von Programmen für internationale Delegationen
- Funktion als Liaison zwischen den Abteilungen, Rationalisierung der Kommunikation und Koordination
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in einem verwandten Bereich wie Betriebswirtschaft, Politikwissenschaft oder Sozialwissenschaften sowie erste 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung
- Ausgezeichnete Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und eine gute Auffassungsgabe
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten für die regelmäßige Interaktion und Koordination mit verschiedenen Teammitgliedern, Trainingsteilnehmern und Projektpartnern
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Zahlenaffinität, Serviceorientierung sowie kaufmännisches und ergebnisorientiertes Denken
- Erfahrungen in der Büroverwaltung und Buchhaltung sind von großem Vorteil
- Beherrschung von Standard-Bürosoftware, insbesondere Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Moodle/academy5/Qualtrics wäre von Vorteil
- Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und zu verfolgen
- Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer kollaborativen und teamorientierten Denkweise
- Flexibel, anpassungsfähig und in der Lage, sich in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld zurechtzufinden
- Affinität zu Zahlen, Dienstleistungsorientierung sowie kaufmännisches und ergebnisorientiertes Denken
- Erfahrungen im Controlling und Rechnungswesen sind von Vorteil
- Erste Erfahrungen im Bereich Logistik oder Eventmanagement, einschließlich Flug- und Reisebuchungen sowie Hotelarrangements, sind von Vorteil
- 30 Tage Urlaub im Jahr + bis zu 20 Tage Workation möglich
- Gute Verkehrsanbindung
- Flexible Arbeitszeiten
- Internationales und diverses Arbeitsumfeld
- Mobiles Arbeiten möglich
- Jobticket