Jobbeschreibung
Die Deutsche Physikalische Gesellschaft e. V. (DPG) ist mit über 50.000 Mitgliedern die mitgliederstärkste physikalische Fachgesellschaft weltweit. Sie verfolgt als gemeinnütziger Verein keine wirtschaftlichen Interessen und beruht auf den Grundsätzen der Freiwilligkeit und des Ehrenamtes. Die Größe der DPG und das ehrenamtliche Engagement vieler DPG-Mitglieder ermöglichen jedes Jahr die Organisation von hunderten Vereinsaktivitäten. Sitz der DPG ist das Physikzentrum Bad Honnef mit der dortigen Geschäftsstelle des Vereins. In Berlin ist die DPG mit einer Hauptstadtrepräsentanz vertreten.
Zur Verstärkung unserer Hauptstadtrepräsentanz in Berlin suchen wir dich (m/w/d) ab sofort/zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Sachbearbeitung im Bereich
Veranstaltungsmanagement in Vollzeit (39 Stunden/Woche)
- Planung, Organisation, Bewerbung und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen des Ehrenamts wie Tagungen, Vorträge, Fortbildungen, Workshops, usw. für unterschiedliche Zielgruppen, beispielsweise für Studierende, in der Industrie, dem Bildungsbereich und in der Forschung Tätige, aber auch für die breite Öffentlichkeit, in Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Vereinsmitgliedern und dem Team der DPGGeschäftsstelle
- Budgetplanung, -überwachung und Abrechnung von Veranstaltungen
- Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungsprogrammen, Teilnehmerlisten und Veranstaltungsdokumentationen
- Einholung und Vergleich von Angeboten, sowie Verhandlung mit Dienstleistern
- Schnittstelle und Ansprechpartner für Teilnehmende, Referierende, Gäste und Dienstleistern vor, während und nach der Veranstaltung
- Organisation der Veranstaltungsinfrastruktur (Location, Technik, Catering, Unterkunft, Anreise)
- Unterstützung im Marketing, z. B. durch Erstellen und Versenden von Veranstaltungseinladungen, Flyern und Online-Kommunikation, Pflege des Veranstaltungskalenders auf der DPG-Website
- Nachbereitung und Evaluation der Veranstaltungen zur Qualitätssicherung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung, idealerweise mit Schwerpunkt Veranstaltungsmanagement, Eventmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Planung und Organisation von Veranstaltungen, vorzugsweise im wissenschaftlichen oder ehrenamtlichen Umfeld
- Kenntnisse im Umgang mit Ehrenamtlichen und Verständnis für die Strukturen und Arbeitsweisen eines Vereins
- Professionelles Auftreten im Umgang mit Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, Partnern, Dienstleistern und auch Veranstaltungsteilnehmenden
- Sehr gute Organisations- und Koordinationsfähigkeiten bei selbstständiger und strukturierter Arbeitsweise
- Sicheres Beherrschen der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
- Hohe Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit
- Erfahrung mit Budgetverwaltung und Abrechnungen von Veranstaltungen
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Online-Konferenztools
- Flexibilität und Bereitschaft zu gelegentlichen deutschlandweiten Dienstreisen (z. B. zur Veranstaltungsbetreuung vor Ort)
- Gemeinsam mehr bewegen: Du arbeitest in unserem engagierten Team und unterstützt Physikerinnen und Physiker bei ihren ehrenamtlichen Aktivitäten innerhalb der DPG. Uns alle verbindet das Ziel, gemeinsam die Physik zu fördern, ihre Bedeutung nicht nur in den Wissenschaften, sondern auch im Alltag zu verdeutlichen und ihre Beiträge in die Breite der Gesellschaft zu tragen.
- Wertschätzende Organisationskultur: Unsere Zusammenarbeit ist geprägt von Wertschätzung, Zusammenhalt und Offenheit sowie flachen Hierarchien.
- Flexible Arbeitszeiten: Wir bieten dir eine 39-Stunden-Woche sowie 29 Urlaubstage (zzgl. weiteren Brückentagen im Rahmen der Gleitzeitregelung). Gelegentliches Arbeiten im Home-Office ist nach Absprache im Team möglich. Die konkreten Arbeitszeiten richten sich auch nach dem Veranstaltungsplan. Dafür gibt es selbstverständlich Ausgleichsmöglichkeiten.
- Zeitgemäße Arbeitsumgebung: Die modern ausgestatteten Räume der DPG-Hauptstadtrepräsentanz befinden sich im neu errichteten Anna-von-Helmholtz-Bau der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt nahe dem Ernst-Reuter-Platz in Berlin-Charlottenburg. Dort finden viele Berliner DPG-Veranstaltungen statt.
- Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen: Die Vergütung richtet sich nach deiner Qualifikation und Berufserfahrung. Angesiedelt ist die Stelle auf der Ebene der Sachbearbeitung.