Jobbeschreibung
Unsere Unternehmensgruppe betreibt unter anderem ein Apartmenthotel im Berliner Südwesten (Steglitz-Zehlendorf).
Daneben sind die Beratungsunternehmen unserer Gruppe koordinierend in wissenschaftlicher Forschungs- und Publikationsprojekte eingebunden, aber auch in start-up-Begleitungen. Eines der nächsten Projekte ist die Konzeptionierung und Realisierung eines Co-Working-Centers neben unserem Hotel.
Zur Unterstützung unserer Geschäftleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit oder Teilzeit eine*n motivierte*n und zuverlässige*n
Assistent*in (m/w/d) der Geschäftsführung.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und aufgeschlossenen Umfeld zu arbeiten und an der Seite unseres erfahrenen Führungsteams zu agieren. Sie sind auf der Suche nach einer spannenden beruflichen Herausforderung, bei der Sie Ihr Organisationstalent und Ihre kommunikativen Fähigkeiten optimal einsetzen können? Dann sind Sie bei genau richtig!
- Koordination & Organisation: Eigenverantwortliche Führung des Geschäftsführungsbüros, inklusive Terminmanagement, Aktenführung und allgemeiner Sekretariatsaufgaben.
- Strategische Assistenz: Unterstützung der Geschäftsleitung bei Konzeptionierungen, sowie strategischen und operativen Aufgaben, inkl. Entscheidungsvorbereitung, Dokumentation und Umsetzungskontrolle.
- Informationsmanagement: Organisation und Priorisierung des Informationseingangs (E-Mail, Post, MS Teams) sowie Nachhalten von Wiedervorlagen.
- Sitzungsmanagement: Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Besprechungen und Entscheidungen.
- Projektarbeit: Koordination und Mitarbeit an Projekten inkl. Erfolgskontrolle, Berichtswesen und Kommunikation, inkl. Vertretung der Geschäftsleitung bei Abwesenheiten.
- Korrespondenz: Stilsichere Bearbeitung anspruchsvoller und sensibler Themen.
- Eventmanagement: Planung und Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen, Tagungen und Meetings
- Teamplayer: Sicherstellung der Kommunikationsflüsse zwischen den Unternehmensteilen, Dienstleistern, Partnern und Kunden.
- Flexibilität & Eigeninitiative: Übernahme weiterer vergleichbarer Tätigkeiten und Sonderaufgaben, die die Dynamik des Unternehmens erfordert.
Die benannten Aufgaben erfordern grundsätzlich Präsenz in unserem Büro in Berlin, allerdings ist die Vereinbarung von Phasen in Homeoffice oder einem unserer Auslandsstandorte möglich.
- abgeschlossene Ausbildung zur*m Kaufmann/-frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*n oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung, alternativ ein erfolgreich abgeschlossenes juristisches oder betriebswirtschaftliches Studium mit einschlägigen Schwerpunkten
- mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- eine fürsorgliche Gastgebermentalität
- sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte und Affinität zu Social Media
- Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift – idealiter in unseren Arbeitssprachen Deutsch und Englisch
- ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungswillen
- Organisationstalent
- wünschenswert ist eine Weiterbildung im Projektmanagement und/oder digitaler Büroorganisation
Wir geben Ihnen das Arbeitsumfeld, damit Sie mit ihrem Engagement und ihren Projekten gestalten können:
- mit flexiblen Arbeitszeiten.
- mit einem modernen Arbeitsplatz und einer hervorragend ausgestatteten Arbeitsumgebung, die eine angenehme Präsenz vor Ort gewährleistet.
- mit flachen Hierarchien und einer offenen Unternehmenskultur.
- mit einem dynamischen Onboarding-Prozess und regelmäßigen Feedbackgesprächen sorgen wir für eine gelungene Integration in unser Unternehmen.
- mit einem attraktiven Arbeitsplatz in einer seit über 10 Jahren in Berlin und darüber hinaus etablierten Unternehmensgruppe.
- mit einem zukunftssicheren Arbeitsplatz - wir bieten ein unbefristetes Arbeitsverhältnis, damit die Zukunft planbar und gesichert ist.
- dazu zahlreiche Incentive-Optionen, darunter Firmen-Handy, Notebook/Tablet, Option auf Dienstwagen, etc.
Was Sie bei uns erwartet!
Zunächst einmal erwartet Sie die Abwesenheit von Langeweile. Denn bei uns erwarten Sie viele interessante und abwechslungsreiche Aufgaben in einem modernen und familienfreundlichen Arbeitsumfeld. Sie haben jeden Tag mit Menschen verschiedener Fachrichtungen und aus unterschiedlichen Ländern zu tun. Sie bewegen sich souverän und flexibel zwischen den verschiedenen Arbeitsfeldern und -strukturen. Und dass auf Sie ein attraktives Gehaltspaket nebst Erholungsurlaub (und auch noch eine großartige Kaffeemaschine) warten, versteht sich von selbst.
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