Jobbeschreibung

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Unser Geschäftsbereich Facility Management baut, betreibt und bewirtschaftet ein komplexes Portfolio mit spannenden und vielseitigen Objekten – von den Ministerien in Berlin und Bonn, über Bundesgerichte und Forschungseinrichtungen bis zu den Gebäuden des Zolls, der Bundespolizei, der Bundeswehr oder der Bundesanstalt Technisches Hilfswerk (THW). Im Dialog mit unseren Kundinnen und Kunden gestalten wir den Weg zu einem klimaneutralen Immobilienmanagement.

Dafür brauchen wir Sie! Machen Sie mit uns BImA!

Die Direktion Magdeburg sucht am Arbeitsort Hannover zum nächst­möglichen Zeitpunkt eine/einen:

Immobilienkauffrau / Immobilienkaufmann (Mitarbeiterin / Mitarbeiter Betriebs­management) (w/m/d)

(Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 9a TVöD Bund / Besoldungs­gruppe A 9m BBesG – Tarifgebiet West möglich, Kennung: MDFM265002, Stellen‑ID: 1281035)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe, aber ohne Laufbahnwechsel) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

• Unterstützung der Leitung des Objektmanagementteams (OMT), z. B. durch Fertigung einfacher Entwürfe und Schreiben nach selbständiger Sachverhaltsermittlung/‑aufklärung
• Vorbereitung der Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung der Liegenschaften
• Vorbereitung von beschränkten Ausschreibungen, Beschaffungen einschließlich Auftragsvergabe
• Erstellen von Leistungsverzeichnissen für Bewirtschaftungsverträge (z. B. Bewachung, Grünflächenpflege, Winterdienst) sowie für Ver- und Entsorgungsverträge
• Mitwirkung bei der Unterhaltung technischer Anlagen
• Entgegennahme und Prüfung von Störmeldungen inkl. Durchführung außerordentlicher Begehungen nach dem Eingang von Mängel‑​/Schadensmeldungen
• Auswertung von Wartungsprotokollen
• Veranlassung und Koordination der Maßnahmen zur Mängelbeseitigung, insbesondere Erteilung der Aufträge an eigene Kräfte oder an Dritte, einschließlich Direktauftrag, Angebotseinholung und Abruf aus Rahmenvertrag sowie Fremdfirmenkoordination
• Überwachung und Abnahme der Arbeiten, Terminabstimmung
• Mitwirkung bei der Erstellung der BBN inkl. Teilnahme an den dafür erforderlichen Liegenschaftsbegehungen
• Unterstützung bei der Wahrnehmung des gesamten technischen Gebäudemanagements, einschließlich bei der Bestands- und Dokumentationserfassung technischer Anlagen
• Auftrags-, Bestellungs- und Kostenerfassung in SAP
• Inhaltliche Kontrolle von Rechnungen, insbesondere Vorkontierung und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit
• Steuerung der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen aus Serviceverträgen, insbesondere:
  • Aufbau, Pflege sowie fortlaufende Anpassung des Terminmanagements für wiederkehrende Prüfungen; Führen der Gewährleistungsübersicht
  • Terminüberwachung der Laufzeiten von Wartungsverträgen und Neuausschreibungen
  • Überwachung und Prüfung der Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen (z. B. Wartungen) und Einleitung von Maßnahmen bei Nicht- oder Schlechterfüllung, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Betriebsmanagement
• Zusammenstellung der für die Wärmekostenabrechnung relevanten Daten zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen
• Erfassen, Überprüfen und Melden der Zählerstände für Strom, Gas, Wasser etc.
• Zusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen Servicepersonals
• Durchführung der Einarbeitung von neu eingestellten Mitarbeitenden
• Fachliche Anleitung von Auszubildenden und Praktikantinnen/​Praktikanten
• Rechnungsbearbeitung unter Anwendung von SAP – hier insbesondere Durchführung der inhaltlichen Kontrolle, Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit, Vorerfassung von Rechnungen, Erstellung von Buchungsbelegen für Bewirtschaftungs- und Bauunterhaltungskosten
• Abrechnung und Ablastung der Nebenkosten mittels IT‑Fachverfahren BALIMA – hierbei insbesondere Eingabe und Pflege der Abrechnungsstrukturen, Erstellung der Abrechnung, Korrespondenz und Buchung der Abrechnungsergebnisse
• Datenpflege in SAP ERP 6.0/​RE-FX
• Mitwirkung bei der Budgetbewirtschaftung/​‑planung
• Allgemeine Büroarbeiten, Registraturarbeiten (z. B. Anlegen, Führen und Aussondern von Akten, Terminüberwachung durch Wiedervorlagen etc.)
• Allgemeine organisatorische Aufgaben (z. B. Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung, Zusammenstellung von Unterlagen, Fertigung einfacher Schreiben)
• Erstellen und Führen diverser Übersichten, Tabellen, Listen u. ä.

Qualifikation:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau/zum Immobilienkaufmann (w/m/d) oder andere abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit immobilienwirtschaftlichen Kenntnissen und Erfahrungen

Fachkompetenzen:

• Fundierte technische Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der Gebäudetechnik
• Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung wünschenswert
• Sehr gute IT‑Anwenderkenntnisse (Microsoft Office) sowie bei der Nutzung des Internets

Weiteres:

• Führerschein der Fahrerlaubnisklasse B sowie die Bereitschaft zum selbständigen Führen von Dienstkraftfahrzeugen
• Bereitschaft zu Dienstreisen (im Einzelfall auch mehrtägig) sowie zur Teilnahme an ein- und mehrtägigen Fortbildungsveranstaltungen im gesamten Bundesgebiet
• Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung gem. Sicherheitsüberprüfungsgesetz des Bundes (SÜG)
• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig und zielorientiert zu arbeiten
• Gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift, gute Kommunikationsfähigkeit
• Kunden‑​/Adressatenorientiertes Verhalten und zielorientiertes Verhandlungsgeschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit
• Gutes Urteilsvermögen

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)
• Je nach Bewerberlage kann eine übertarifliche Zulage gezahlt werden

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