Jobbeschreibung
Die CENTRUM-Gruppe ist Marktführer in der Projektentwicklung von exponierten Einzelhandelsimmobilien.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n)
Büro- und Projektassistenz (m/w/d) (Voll-/oder Teilzeit min. 30 Stunden, unbefristet)
- Protokollführung während der wöchentlichen Koordinierungsbesprechungen
- Dokumentenmanagement-System-Conclude: Bearbeitung/Betreuung der Rechnungsworkflows, Schnittstelle/ Abstimmung mit ThinkProject bei Anpassungen, Rechten etc. sowie Unterstützung der Projektteams bei der Nutzung des Conclude-Systems
- Erledigung der Korrespondenz eigenständig und nach Vorlage / Diktat
- Korrektur/Ablage/Fortschreiben von Verträgen und Protokollen der einzelnen Projektleiter
- Datenpflege in unseren EDV- Systemen und Controlling-Tools
- Ablage/ Archivierung
- Nachverfolgung und Management von Unterschriftsprozessen
- Rechnungsprüfung für bürobezogene Leistungen
- Fristenüberwachung
- objektbezogene Rechnungsprüfung, Nachverfolgung
- Unterstützende Tätigkeiten für das gesamte Team
- Vertretung für die Büroassistenz mit folgenden möglichen Aufgaben
- Führung des Büros als zentrale Anlaufstelle inklusive der Betreuung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Terminkoordination der Teammitglieder, Reiseplanung
- Abwicklung der Ein- und Ausgangspost sowie Kuriersendungen
- Terminüberwachung Konferenzräume/ Gästebewirtung/ lfd. Abstimmung zwischen den Assistenten und gegenseitige Urlaubs- bzw. Krankheitsvertretung
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, gern mit Erfahrung im Baubüro
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache und eine entsprechend gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Organisationstalent mit einem hohen Maß an Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
- Teamgeist sowie eine selbstständige, engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Kommunikationsstark und ein sicheres, zuvorkommendes Auftreten
- Sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen, guter Umgang mit Internetplattformen, Affinität zu digitalen Arbeitswerkzeugen
- ein Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Unternehmen
- ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- eine attraktive Vergütung
- attraktive Sozialleistungen (z. B. 28 Tage Urlaub und 3 Traditionstage, vermögenswirksame Leistungen, Erstattung Bahnticket)
Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle Vollzeittätigkeit mit angemessener Bezahlung.
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