Jobbeschreibung
Seit 40 Jahren konzipieren und planen wir Projekte zur nachhaltigen Energieversorgung - getreu unserem Motto „Energieversorgung neu denken“. An mittlerweile sieben Standorten in Deutschland bieten wir unseren Kunden unser Leistungsbild an, dass neben der Planung von Energieanlagen, Infrastrutkur und technischer Gebäudeausrüstung auch die Beratung zum komplexen energiewirtschaftlichen Kontext umfasst. Im Rahmen unseres stetigen Wachstums ist unsere fortlaufende Professionalisierung zentraler Baustein unserer Strategie. Als Ingenieurbüro arbeiten wir gemeinsam mit großen Kunden der privaten Wirtschaft und der öffentlichen Hand.
Für unser Team suchen wir einen motivierten und strukturierten Head of Office / Qualitätsmanager, der/die unser Office Management eigenverantwortlich steuert, zukunftsweisende Prozesse entwickelt und die Digitalisierung vorantreibt.
Wenn unser Profil dein Interesse weckt und du bereit bist, Verantwortung für unser engagiertes 5-köpfiges Assistenzteam zu übernehmen und gemeinsam mit uns erfolgreich auf Wachstumskurs zu gehen, dann bist du bei uns genau richtig! Wir freuen uns auf deine Unterstützung an unserem Hauptstandort auf dem EUREF-Campus in Berlin-Schöneberg in der Position als
Head of Office Manager / Qualitätsmanager (m/w/d)
(Vollzeit oder Teilzeit)
- Eigenverantwortliches Office Management
- Fokus auf Prozessdokumentierung und Digitalisierung als Qualitätsmanager gemäß ISO 9001.
- Koordination externer Partner und Überwachung von Dienstleistungen.
- Projektmanagement und Qualitätsmanagement
- Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie sowie Visualisierung von Unternehmensprozessen.
- Durchführung interner Audits gemäß ISO 9001 und stetige Weiterentwicklung des Unternehmenshandbuchs.
- Unterstützung der Unternehmensprozessabläufe für die Entwicklung interner Systeme (Intranet) mit fortlaufender Aktualisierung und Pflege.
- Verantwortung als Qualitätsbeauftragter des Unternehmens.
- Organisatorische und strategische Aufgaben
- Erstellung und Aufbereitung von Informationen zu organisatorischen Themen.
- Formulierung, Einführung und Weiterentwicklung betrieblicher Regelwerke.
- Unterstützung bei strategischen Entscheidungen durch enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Sicherstellung effizienter Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Abteilungen.
- Führung und Unterstützung
- Operative Leitung des Assistenzteams sowie Unterstützung unserer Ingenieur*innen und der Geschäftsführung.
- Durchführung von Aufgaben im Office-Management, wie Büromaterialverwaltung und Empfangsvertretung.
- Präsentation und Kalkulation
- Erstellung von Präsentationen und Angebotskalkulationen gemäß HOAI.
- Nutzung von AVA-Software zur Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Kostenverfolgung.
- Optionale Tätigkeiten (abhängig von Qualifikation)
- Unterstützung in Bereichen wie Datenmanagement, Rechnungswesen, Mahnwesen oder Personalwesen.
- Fundierte Berufserfahrung in den Bereichen Office-Management und/oder Qualitätsmanagement
- Erfahrung im Vorantreiben von Digitalisierungsprozessen in mittelständischen Unternehmen
- Kenntnisse im Umgang mit ISO 9001, idealerweise kombiniert mit erster Führungserfahrung
- Sicherer Umgang mit MS-Office insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Erfahrung in der Prozessdokumentation sowie in der Pflege von Intranet-Portalen
- Selbstständiges und lösungsorientiertes Arbeiten
- Exzellente Sprachkenntnisse in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Hervorragende Kommunikation intern wie extern: präzise, überzeugend und empathisch
- Belastbarkeit und Flexibilität sowie Durchsetzungsvermögen
- Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit und Förderung eines harmonischen Teams
- Hohe Eigeninitiative und Selbstständigkeit bei der Übernahme von Verantwortung.
- diverse und individuelle Benefits wie z. B. Zuschüsse zum Deutschlandticket, Jobräder, EGYM-Wellpass/UrbanSports, u. v. m., die wir gerne auf deine Anforderungen anpassen
- ein freundliches, motiviertes und professionelles Umfeld in einem diversen Team
- Offene Türen, offene Ohren und offenes Mindset
- Langfristige Entwicklungsperspektive in unbefristeter Festanstellung
- Regelmäßige Performance-Gespräche und eine offene Feedback-Kultur
Kurz zu uns
Wir legen hohen Wert auf den Teamzusammenhalt, soziale Interaktion und interne Kommunikation. Gemeinsame Mittagessen und regelmäßige Team-Events gehören zu unserem Alltag. Unsere Entscheidungswege sind kurz und die Hierarchien flach. Eigene Meinungen, Ideen und Vorschläge werden gern gesehen, wertgeschätzt und gefördert.
Wir sind bunt gemischt und freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, Schwerbehinderung, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds.
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