Personal- und Finanzsachbearbeitung (m/w/d)

Jobbeschreibung

DAS DZI

Gegründet 1893, ist das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen ein unabhängiges, wissen-schaftliches Informations- und Dokumentationszentrum für das Spendenwesen sowie die Theorie und Praxis der Sozialen Arbeit. Als Stiftung bürgerlichen Rechts wird das DZI getragen vom Senat von Berlin, dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, der Deutschen Industrie- und Handelskammer, dem Deutschen Städtetag und der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege e.V. Finanziert wird das Institut zu etwa gleichen Teilen aus öffentlichen Zuwendungen (Land Berlin, Bundesfamilienministerium, Bundesentwicklungsministerium) und aus eigenen Einnahmen.

Mit seiner Spezialbibliothek, der Referenzdatenbank DZI SoLit und der Fachzeitschrift Soziale Ar-beit bietet der Arbeitsbereich Soziale Literatur des DZI einschlägige und nachgefragte Ressourcen für die Soziale Arbeit. In der Spendenberatung dokumentiert das Institut die Arbeit von Spenden sammelnden Organisationen, bewertet deren Tätigkeit und gibt Auskünfte an Privatpersonen, Unternehmen, Medien, Behörden und andere Interessierte. Die bekannteste Auskunftsform ist dabei das DZI Spenden-Siegel.

Für die Personal- und Finanzsachbearbeitung suchen wir ab April 2025 eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossener einschlägiger Ausbildung und umfassender Berufserfahrung.

WAS SIND IHRE AUFGABEN?

Die Personalsachbearbeitung ist verantwortlich für die umfängliche administrative Betreuung des Personals. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

 Führung der Personalakten und Personalkonten

 Ausfertigung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen für die Beschäftigten

 Erstellen der Personalkostenplanung und Stellenpläne

 Erstellen der Personalunterlagen und Weiterleitung an den Personaldienstleister für die Ein-richtung der Lohnkonten und Entgeltabrechnungen

 Kontrolle der maschinellen Berechnungen und Meldungen an die Krankenkassen, die Zusatz-versorgungskasse und das Finanzamt

 Steuerung und Unterstützung des Recruiting-Prozesses beginnend bei der Stellenausschrei-bung bis zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden

 Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen

 Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Beschäftigte, Krankenkassen, Sozialver-sicherungsträger und Behörden)

Die Finanzsachbearbeitung ist verantwortlich für Haushaltsangelegenheiten und Finanzbuchhal-tung. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

 Erstellen von Haushaltsplänen und Zuwendungsanträgen

 Erstellen von Zwischen- und VerwendungsnachweisenErstellen des Jahresabschlusses für die Stiftung DZI und die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung für den Förderverein sowie Begleitung der Jahresabschlussprüfung durch die externe Wirt-schaftsprüfungsgesellschaft

 Erstellen von Stellennahmen zu Prüfbescheiden von Zuwendungsgebern und Behörden

 Kontrolle der Steuererklärungen und Bescheide des Finanzamts

 Liquiditätsüberwachung und Erstellen von Mittelanforderungen

 Unterstützung der Buchführung (Prüfung der Eingangsrechnungen und Kontierung, Abwick-lung des Zahlungsverkehrs, Rechnungslegung) und Hausverwaltung (Angebotseinholung und Erstellen von Entscheidungsvorlagen)

 Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Zuwendungs- und Drittmittelgeber, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Behörden)

WAS SOLLTEN SIE MITBRINGEN?

Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Personal-kauffrau/-mann oder vergleichbare mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position, alternativ ein abgeschlossenes Bachelorstudium.

Sie verfügen über gute Kenntnisse der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen im Aufgabenge-biet:

 Arbeitsrecht und öffentliches Tarifrecht inkl. Entgeltordnung

 Gemeinnützigkeitsrecht

 Zuwendungsrecht Land Berlin und Bund sowie

 betriebswirtschaftliche Kenntnisse.

Darüber hinaus verfügen Sie über:

 Team- und Kommunikationsfähigkeit

 Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität

 Organisationsgeschick

 ein sicheres und gewandtes Auftreten

 gute Deutschkenntnisse

 einen sicheren Umgang mit MS Office-Programmen, DATEV (Rechnungswesen) und digitalen Anwendungen.

WAS BIETEN WIR?

Die Stelle ist unbefristet. Sie umfasst in den ersten 3 Monaten der Einarbeitung (Wissenstransfer) 20 Wochenstunden und ist danach als Vollzeitstelle konzipiert. Die Eingruppierung erfolgt analog zum TV-L in Verbindung mit den Tarifbestimmungen des Landes Berlin bei Erfüllung der Voraus-setzungen in die Entgeltgruppe 9b.

Darüber hinaus bieten wir:

 betriebliche Altersvorsorge (VBL)

 jährliche Sonderzahlung

 Arbeiten im Homeoffice im Rahmen der betrieblichen Regelung

 eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sehr zugewandten, engagierten Team

 Weiterbildungsmöglichkeiten

 Anbindung an den ÖPNV

 Parkmöglichkeiten

 Arbeitsumfeld in ruhiger Lage.

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