Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Internationales (INTL) ab 01.09.2025, befristet bis 30.09.2028, eine/einen
Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d)
Teilzeit 50 %
Willkommen bei der Dienstleistungseinheit Internationales (DE INTL) – der zentralen Anlaufstelle für internationale Studierende, Forschende und international engagierte Mitarbeitende am KIT!
Wir sind aktiv in grenzüberschreitenden Kooperationen in Forschung, Lehre und Innovation, entwickeln passgenaue Angebote für internationale Zielgruppen und gestalten gezielte Kommunikations- und Marketingmaßnahmen. So tragen wir dazu bei, die Internationalität der „Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ zu steigern. Werden Sie Teil unseres Teams!
Ihre Aufgabe als Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) ist die administrative Betreuung von zentralen Verwaltungsabläufen innerhalb der Dienstleistungseinheit. Dazu gehören:
- Organisation: Sie sind erste Ansprechperson für administrative Abläufe der Dienstleistungseinheit, beispielsweise bei Beschaffungen, bei der Postbearbeitung, Inventarisierung, Pflege und Verwaltung des Laufwerkes sowie der Wissensdatenbank der Dienstleistungseinheit. Dabei arbeiten Sie mit Schnittstellen innerhalb sowie außerhalb der Dienstleistungseinheit zusammen.
- Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen die Leitung der Dienstleistungseinheit Internationales in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, beispielsweise im Kontext von Netzwerken und Verbünden. Zudem organisieren Sie interne Austausch- und Veranstaltungsformate, bspw. Klausurtagungen.
- Sachbearbeitung: Sie unterstützen Institute bei der Beantragung von Arbeitsmarktzulassungen bei der Bundesagentur für Arbeit für studentische Praktikantinnen und Praktikanten aus dem nicht-europäischen Ausland.
- Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bspw. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
- Erfahrung: Sie besitzen Erfahrungen in der Administration, idealerweise von Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Sie haben umfassende Kenntnisse in der Nutzung von Microsoft Office, SAP und elektronischen Kommunikationsmitteln sowie Videokonferenzsystemen.
- Selbstmanagement: Selbstständiges Arbeiten, ein hohes Maß an Organisationstalent sowie Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus.
- Interkulturalität: Gute Englischkenntnisse sowie Offenheit und Sicherheit im internationalen und interkulturellen Umfeld runden Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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