Jobbeschreibung
Die 1607 gegründete Justus-Liebig-Universität Gießen (JLU) ist eine traditionsreiche Forschungsuniversität. Inspiriert von der Neugier auf das Unbekannte ermöglichen wir rund 26.500 Studierenden und 5.700 Beschäftigten, Wissenschaft für die Gesellschaft voranzutreiben. Gehen Sie zusammen mit uns neue Wege und schreiben Sie Erfolgsgeschichten – Ihre eigene und die der Universität.
Unterstützen Sie uns ab nächstmöglichen Termin unbefristet in Vollzeit als
Projektassistenz / Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) im technisch / administrativen Bereich
Die Stelle ist der Präsidialverwaltung, Dezernat E – Liegenschaften, Bau und Technik, Abteilung E2 – Bau und Technik, Sachgebiet E2.5 Heizungs- und Sanitärtechnik sowie E2.3 Lüftungs- und Kältetechnik, MSR zugeordnet. Bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-H.
- Allgemeiner Schriftverkehr
- Vorbereitung von Vergabeformblättern und Aufträge an Dritte
- Administrative Überwachung von AMEV Wartungsverträgen, Wartungsintervallen, Wartungslisten und Prüfberichten von Sachverständigen
- Rechnerische Prüfung von Rechnungen und Aufmaßen sowie dessen Kontierung im Rahmen der Baumaßnahmen
- Überwachung der Bankbürgschaften sowie der Sicherheitsleistungen, einschl. deren Rückgabe/-überweisung
- Erstdatenerfassung von Anlagentechnik im CAFM-System, gewerkeübergreifend
- Überführung der Projektdokumentation, Datenpflege und Auswertungen im CAFM-System
- Administrative Unterstützung bei der Beantragung und Abwicklung von Baumaßnahmen
- Terminkontrolle und Ablage
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
- Fachkenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, von der Auftragserteilung bis zur endgültigen Zahlbarmachung inklusive Mahnwesen
- Sehr gute Anwendungskenntnisse in Microsoft Office, insbesondere in Text- und Datenverarbeitung
- Hervorragende Kenntnisse im Umgang mit E-Mail-Programmen (einschließlich Kalenderfunktion von Microsoft Outlook) und Internetbrowsern
- Grundlagenwissen in VOB, AMEV-Wartungsverträgen und VDMA
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
- Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
- Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
- Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
- Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat „audit familiengerechte Hochschule“)