Jobbeschreibung
Sich etwas Neues trauen, über sich hinauswachsen und dabei die Grenzen des Machbaren neu definieren. Genau das ist es, was unsere Mitarbeitenden täglich leben dürfen und sollen. Um mit unseren Innovationen ein Zeichen zu setzen und Großartiges zu ermöglichen. Denn hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen eine ganze Menge faszinierende Menschen.
In einem offenen und modernen Umfeld mit zahlreichen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, arbeiten die Mitarbeitenden bei ZEISS in einer Kultur, die von Expertenwissen und Teamgeist geprägt ist. All das wird getragen von der besonderen Eigentümerstruktur und dem langfristigen Ziel der Carl-Zeiss-Stiftung: Wissenschaft und Gesellschaft gemeinsam voranzubringen.
Heute wagen. Morgen begeistern.
Vielfalt ist ein Teil von ZEISS. Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität auf Ihre Bewerbung.
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Die Carl Zeiss AG ist ein führender Hersteller von optischen Systemen und bietet innovative Technologien für verschiedene Branchen, einschließlich der Medizintechnik, der Automobilindustrie und Halbleiterfertigung.
Ihre Aufgaben
In Ihrer Rolle als Site Documentation Specialist (m/w/x) unterstützen Sie die Organisation Real Estate Management (REM) maßgeblich bei der Entwicklung eines strukturierten Dokumentenmanagementsystems und übernehmen dabei die Verantwortung für weitere Aufgaben. Diese sind:
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Mitwirkung, Etablierung und Pflege der Dokumentationsstruktur und rechtskonformen Nachweisdokumentation (Eigentümerpflichten)
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Überwachung der gesamten Dokumentationsprozesse durch Koordination intern beteiligter Stakeholder
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Erstellung von einheitlichen Dokumentationsvorgaben fürs Reals Estate Management, einschließlich Dokumentenlenkung unter Beachtung der Standortspezifika
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Erstellen und Aufrechterhalten einer digitalen und revisionssicheren Ablagestruktur für das Vertragsmanagement und Mitwirken bei Audits (interne Audits, Versicherungsaudits, Sicherheitsaudits-Begehungen, Qualitätsbegehungen)
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Pflege und Weiterentwicklung der eingesetzten Software (Teilnahme an überregionalen Arbeitsgruppen) sowie Mitwirken bei Optimierungsprozessen innerhalb der REM-Organisation
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Allgemeine Unterstützung des Head of Cluster bei der Erstellung von Präsentationen, Protokollierungen, abrechnungsrelevante Aufgaben, Terminorganisationen etc.
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Abgeschlossenes Bachelor-Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Facility– oder Immobilienmanagement o.ä.
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Sehr gute Fachexpertise im Facility– oder Immobilienmanagement inkl. ausgeprägter Kenntnisse im Dokumentenmanagement und der Strukturierung großer Datenmengen, wünschenswerterweise in einem international agierenden Konzern
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Sehr sicherer Umgang mit CAFM oder vergleichbaren Datenbanksystemen
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Verantwortungsbewusste und nachhaltige Arbeitsweise kombiniert mit hohem Qualitätsanspruch an die Ergebnisse der eigenen Arbeit
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Souveräne Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift) sowie Bereitschaft für gelegentliche Dienstreisen an Zeiss-Standorte im deutschsprachigen Raum