Jobbeschreibung
Der VDSI – Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. ist mit über 5.600 Mitgliedern der größte Fachverband für Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzexperten/-innen in Deutschland und Europa. Gemäß dem Motto „Wir machen Arbeit sicher und gesund“ setzt sich der VDSI in Wirtschaft und Politik für sichere und gesunde Arbeitsplätze ein. Der VDSI vertritt die Interessen seiner Mitglieder und versteht sich als Netzwerk für einen effektiven Erfahrungsaustausch.
Zur Unterstützung des Geschäftsführers und für die Betreuung unserer Mitglieder suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine organisationsstarke Assistenz (w/m/d) in Vollzeit (40h/Woche) für die Geschäftsstelle in Berlin-Mitte.
In dieser Doppelfunktion sind Sie sowohl für die administrative Unterstützung des Geschäftsführers als auch für die Mitgliederverwaltung und Betreuung zuständig.
Assistenz der Geschäftsführung & Büroorganisation
- Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers
- Termin- und Reiseorganisation
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
- Koordination von Vorstandstreffen und internen Gremien
- Erstellung von Berichten und Präsentationen zur Unterstützung der Führungsebene
- Projektkoordination, insbesondere bei Digitalisierungs- und Optimierungsinitiativen
- Schnittstellenmanagement zwischen der Geschäftsführung, externen Dienstleistern und den ehrenamtlichen Führungsgremien (Vorstand und Leitungskräfte) in der Geschäftsstellenorganisation
- Allgemeine Büroorganisation und Unterstützung im Tagesgeschäft
Mitgliederverwaltung & Betreuung
Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die Verwaltung und Betreuung unserer Mitglieder. Sie sind erste/r Ansprechpartner/in für unsere Mitglieder und gewährleisten einen reibungslosen und professionellen Service.
- Verwaltung und Pflege der Mitgliederdatenbank (Neuanmeldungen, Änderungen, Kündigungen)
- Erstellung und Versand von Mitgliedsbeitragsrechnungen in Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung
- Bearbeitung von Beitragsrückfragen und erste/r Ansprechpartner/in für Mitglieder
- Erstellung von Spendenbescheinigungen und Mitgliedschaftsnachweisen
- Unterstützung und Organisation von Mitgliedsveranstaltungen sowie Aufbereitung von Mitgliederlisten
- Export, Filterung und Analyse von Mitgliedsdaten zur Unterstützung von Geschäftsführung und Vorstand
- Pflege eines strukturierten Dokumentenmanagements und Betreuung digitaler Kommunikationskanäle
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung und idealerweise in der Mitgliederverwaltung
- Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) sowie Erfahrung mit modernen Büro- und Dokumentenmanagementsystemen
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
- Erfahrung in der Projektkoordination, insbesondere in Digitalisierungs- und Optimierungsprojekten, ist von Vorteil
- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und diskreter Arbeitsstil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Attraktive und leistungsgerechte Vergütung
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitgestaltung
- 30 Tage Jahresurlaub und bezahlte Freistellungen am 24.12. und 31.12.
- Deutschland-Ticket
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Sympathische Branche mit hohem Identifikationspotential
- Ergonomisch und modern eingerichtete Arbeitsplätze
- perfekte Anbindung an den ÖPNV