Jobbeschreibung
Als international agierender IT-Spezialist und Experte für Künstliche Intelligenz und Multi-Cloud Services unterstützt Arvato Systems namhafte Unternehmen bei der Digitalen Transformation. Rund 3.300 Mitarbeitende an weltweit über 25 Standorten stehen für hohes technisches Verständnis, Branchen-Know-how und einen klaren Fokus auf Kundenbedürfnisse. Als Team entwickeln wir innovative IT-Lösungen, bringen unsere Kunden in die Cloud, integrieren digitale Prozesse und übernehmen den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen.
Wir suchen Menschen wie dich - und wollen gemeinsam mit dir wachsen. Werde Teil unserer modernen Arbeitskultur am Standort Hamburg.
Das Office Management ist die erste Ansprechperson für standortspezifische Themen und sorgt durch festgelegte Anwesenheitszeiten (z. B. Montag - Donnerstag von 09:00 - 15:00 Uhr; Freitag von 09:00 - 12:00 Uhr) im Büro für eine zuverlässige und erreichbare Präsenz. Die Stelle ist auf 30 Stunden / Woche ausgeschrieben.
Diese Aufgaben erwarten dich
- Du gestaltest eine positive Arbeitsatmosphäre in unserem Office in Hamburg und sorgst dafür, dass sich sowohl externe Besucher (Kunden, Dienstleister und Handwerker etc.) als auch unsere Mitarbeitende bei uns wohl fühlen
- Du betreust die ca 20 Mitarbeitenden vor Ort indem du z. B. die Planung und Buchung von Dienstreisen und Schulungen übernimmst, Reisekostenabrechnungen sowie die Termin- und Raumverwaltung
- Du übernimmst die Postbearbeitung sowie weitere administrative Aufgaben
- Du unterstützt Führungskräfte bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden und bearbeitest Unternehmensein- und -austritte am Standort
- Du organisierst verschiedene Events am Standort und sorgst für eine effiziente Budgetverwaltung dieser
- Du übernimmst im Bereich des Kostenstellen- und Auftragsmanagement die Kontrolle und Freigabe von Eingangsrechnungen, die Kontrolle der Kostenstellen und Veranlassung von Umbuchungen sowie das Anlegen und Verwalten von Kunden- und Auftragsnummern zu den Tätigkeiten
- Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung
- Du bist vertraut mit dem MS-Office Paket und kennst dich in SAP aus
- Du verfügst über ein hohes Maß an Serviceorientierung mit sehr guten Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Du hast einen Sinn für Ordnung und ein Auge fürs Detail sowie Spaß an kreativen Lösungen
- Du zeigst Engagement, bist teamfähig und kannst mit sensiblen Informationen umgehen
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Auch wenn du nicht alle unsere Wünsche erfüllst, zögere nicht, dich bei uns zu bewerben, denn WEITERENTWICKLUNG unserer Mitarbeitenden wird bei uns großgeschrieben und eröffnet dir in unserem Unternehmen vielfältige Möglichkeiten.
- Mit unseren vielfältigen Weiterbildungsangeboten entwickelst du dich stetig weiter
- Profitiere von verschiedenen Angeboten, die dir helfen, Beruf und Familie besser zu vereinbaren
- Halte dich mit unseren Sport- und Gesundheitsprogrammen fit und gesund
- Profitiere von exklusiven Vergünstigungen und Rabatten
- Knüpfe wertvolle Kontakte und vernetze dich in unseren Mitarbeitenden Communities
- Freue dich auf eine faire und regelmäßige Anpassung deines Gehalts
- ...
Das reicht noch nicht? Weitere Informationen findest du auf unserer Karriereseite!
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