Jobbeschreibung
Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Garten-, Friedhofs- und Forstamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (75 %) und unbefristet zu besetzen.
Das Garten-, Friedhofs- und Forstamt mit derzeit über 550 Mitarbeitenden ist für alle öffentlichen Grün- und Parkanlagen, Freizeitanlagen und Spielflächen, Natur- und Landschaftsschutzflächen, Grün an Straßen, Friedhofs- und Bestattungswesen, die Stadtgärtnerei, den Kompostbetrieb sowie die Bewirtschaftung des Stadtwaldes zuständig. Die Assistenz der Amtsleitung unterstützt im Bereich der Koordination von Verwaltungsvorgängen sowie im Qualitätsmanagement.
- Sie sind die sachbearbeitende Unterstützung der Amtsleitung
- Sie koordinieren Verwaltungsvorgänge inkl. Terminüberwachung
- zu Ihren Aufgaben gehören die Koordination von Presseanfragen und die Erledigung der Korrespondenz der Amtsleitung
- Sie sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe Anfragen an das Amt
- die Führung und Auswertung der Datenbank für Postein- und Postausgänge sowie elektronischer Postfächer gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- die Bearbeitung des Beschwerdemanagements sowie die Unterstützung diverser IuK-Tätigkeiten für die Amtsleitung gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder Personen mit gleichwertigen Kenntnissen und Berufserfahrung
- selbständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Serviceorientierung, freundliches Auftreten, Loyalität, Diskretion, gute Kommunikationsfähigkeit und Teamfähigkeit
- gute Kenntnisse der Strukturen und organisatorischen Abläufe einer Großstadtverwaltung sind von Vorteil
- Erfahrungen im Assistenzbereich wären von Vorteil
- sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Word, MS-Excel) sowie gute Deutschkenntnisse wären von Vorteil
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad“
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
- attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
- vergünstigtes Mittagessen
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 7 TVöD.
Es besteht die Möglichkeit, bei entsprechenden persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 8 TVöD aufzusteigen.
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