Jobbeschreibung
Die Hochschule Esslingen ist eine Hochschule mit einer über 150-jährigen Tradition. Wir legen Wert auf exzellente Lehre und fördern wissenschaftliche Qualifikation und angewandte Forschung. Der internationale und interkulturelle Austausch ist uns sehr wichtig. In allen Rankings in Deutschland erhalten wir sehr gute Beurteilungen. Das ist unser Ansporn.
Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Verwaltungsangestellte:n
für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Stadtmitte.
Unsere Rahmenbedingungen:
- Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L
- Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
- Die Stelle ist zunächst bis 31.07.2025 befristet, im Anschluss ist eine Entfristung der Stelle vorgesehen
Sie arbeiten im Team mit derzeit sechs Kolleg:innen im Sachgebiet Prüfungen. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen und beraten die Studierenden persönlich bei allen Anfragen zum Thema Prüfungen. Dabei greifen Sie auf das Fachwissen Ihrer Kolleg:innen zurück und verschaffen sich Handlungssicherheit anhand der zur Verfügung gestellten Dokumentationen und der im Intranet beschriebenen Prozesse. Sie bearbeiten Prüfungsanmeldungen und Noteneingaben. Während des Prüfungszeitraums geben Sie Klausuren an die Prüfungsaufsichten aus und nehmen die geschriebenen Klausuren wieder entgegen. Sie unterstützen die Kolleg:innen in jeglicher Hinsicht und nehmen regelmäßig an Teamsitzungen und Abteilungsbesprechungen teil.
Ihre Hauptaufgaben konzentrieren sich auf die folgenden Bereiche:
- Erfassung und Pflege der Prüfungsdaten der Studierenden in Bachelor- und Masterstudiengängen mit HEonline
- Erstellung und Ausgabe von Abschlusszeugnissen mit Transcript of Records, Urkunden und Diploma Supplements
- Erstellung von Zweitschriften und Zeugniskorrekturen hinsichtlich Name, Geburtsort, Note etc.
- Ausstellung von Notenspiegeln und Bescheinigungen mit HEonline
- Durchführung und Erstellung von Bescheiden über die Anerkennung von Studien- und Prüfungsleistungen sowie die Anrechnung von Studienzeiten
- Vorbereitung der Prüfungsausgabe (Zusammenstellen der Prüfungsmappen mit Sitzplan, Prüflingsliste, Prüfungsprotokoll, Hinweise zur Prüfung für Prüfer:innen etc.)
- Wahrnehmung der telefonischen und persönlichen Sprechzeiten des Referats Prüfungen, hinsichtlich der Abwicklung von Prüfungsangelegenheiten sowie zum positiven und negativen Studienabschluss
- Aktenführung und Archivierung der Prüfungsakten am Standort Esslingen Stadtmitte
- Bei Bedarf Unterstützung des Studierendenservice und Wahrnehmung von Sprechzeiten am Standort Flandernstraße
Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung z.B. im Bereich Verwaltung, Assistenz sowie Sekretariat oder Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung
- Dienstleistungsbereitschaft und Freude am Kundenkontakt
- Schnelle Auffassungsgabe und Befähigung zur einfachen Erklärung komplexer Sachverhalte
- Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und eigenständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur Einarbeitung in die Software und die Prozesse des Referats
- Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office
- Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
- Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse)
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
- Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule®