Jobbeschreibung
Als landeseigenes Unternehmen sind wir zuverlässiger Partner für eine nachhaltige Stadtentwicklung und zukunftsfähige Mobilität. Wir entwickeln, bauen und betreiben Infrastrukturen und attraktive öffentliche Räume, die Klimaschutz und Klimaresilienz, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und sozialen Zusammenhalt fördern. Zu Grün Berlin zählen die Grün Berlin GmbH, Grün Berlin Stiftung, Grün Berlin Service GmbH, GB infraVelo GmbH und die GB infraSignal GmbH.
Möchten auch Sie dazu beitragen, Berlin noch lebenswerter und zukunftsfähiger zu gestalten? Dann verstärken Sie unser Team mit Ihren Ideen und Ihrer Expertise!
Als Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung kfm. Services der Grün Berlin Gruppe und zugleich Geschäftsführung der Grün Berlin Service GmbH sind Sie Teil des Assistenzteams von Grün Berlin. Dabei übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion in der Bereichsorganisation und sind die zentrale Ansprechperson* für die Bereichsleitung und die Teamleitung, Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen sowie Dienstleister*innen. Sie sorgen für die reibungslose Organisation des Tagesablaufes der Bereichsleitung und übernehmen die Koordination täglicher und perspektivischer Aufgabenstellungen. Sie verantworten die Koordination der täglichen Arbeitsprozesse sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen oder Workshops. Dabei übernehmen Sie schwerpunktmäßig administrative und operative Aufgaben.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Administrative Tätigkeiten und Office-Management
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitung und Teamleitung
- Wichtige interne und externe Schnittstelle im Unternehmen einschließlich Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Führungsetage
- Operative Aufgaben, wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Projektcontrolling, Reisekostenabrechnung, Versicherungsthemen
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen oder Workshops mit internen und externen Stakeholdern
- Protokollführung und Recherchen
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung in einem ERP-System
Die Stelle ist vorerst auf 5 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung über diesen Zeitraum hinaus wird grundsätzlich angestrebt.
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in relevanten Fachrichtungen (z.B. kaufmännische Ausbildung) oder Studium sowie entsprechende Erfahrung als Assistenz* mit vergleichbarem Aufgabenspektrum
- Multitasking-Fähigkeit sowie ein hohes Maß an Organisations- und Koordinationsgeschick
- Hohe Dienstleistungs-, Kunden- und Serviceorientierung
- Zuverlässigkeit, eigenverantwortliches, strukturiertes und termingebundenes Arbeiten
- Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägtes Analysevermögen
- Hohe Belastbarkeit
- Offene, transparente und zielführende Kommunikation
- Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
- Sicher im Umgang mit MS-Office und Erfahrung mit ERP-Systemen
- Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
- Diskretion und Loyalität, Vertrauensperson
- Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur
- Eine respektvolle und zielgerichtete (Arbeits-) Atmosphäre
- Ein kollegiales Miteinander in interdisziplinären Teams sowie flache Hierarchien
- Mitgestaltungspotenziale, Raum für eigene konzeptionelle Ideen und herausfordernde Projekte mit übergeordneter Bedeutung für Berlin
- Flexible Arbeitszeitgestaltung in einem familienfreundlichen Umfeld (Mix aus Präsenzarbeit und bis zu 40% flexibles Arbeiten, Gleitzeit mit Freizeitausgleich)
- 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr plus arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
- Ein modernes Büro im Ullsteinhaus mit direkter Verkehrsanbindung (U6)
- Eine leistungsgerechte und aufgabenbezogene Vergütung
- Eine zusätzliche Altersvorsorge über die VBL, Vermögenswirksame Leistungen und einen Zuschuss zum BVG-Jobticket und die Möglichkeit zum Fahrrad-Leasing
- Weiterbildungen sowie persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
- Gesundheitsfördernde Angebote (z. B. Kooperation mit einem Fitnessstudio)
Wenn Sie durch außergewöhnlich gutes Organisationstalent, unternehmerisches Verständnis, Loyalität, Stressresistenz und Empathie überzeugen und sich tatkräftig den organisatorischen Aufgaben des Finanzbereichs und der Geschäftsführung widmen, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.
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