Jobbeschreibung
Die Max Planck Digital Library (MPDL) in München ist eine zentrale Serviceeinrichtung der Max‑Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG). Wir unterstützen Wissenschaftler*innen der gegenwärtig 84 Max‑Planck-Institute und Forschungsstellen im In- und Ausland mit einem breiten Service-Portfolio, das ihnen einen einfachen Zugang zu Daten, wissenschaftlicher Literatur, kommerziellen Softwarelizenzen, wissenschaftlichen Kommunikationswerkzeugen und Dienstleistungen sowie forschungsrelevanten Softwareanwendungen bietet.
Für den Bereich MPDL-Leitung suchen wir ab sofort eine*n Referenten*in (m/w/d).
- Unterstützung der MPDL‑Leitung bei übergreifenden Reorganisationsprojekten
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung
- Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Strukturen und Prozesse
- Mitwirkung bei der Entwicklung und Durchführung der internen und externen Kommunikation
- Informationssicherung bei der Reorganisation
- Kommunikative Schnittstelle zu übergeordneten Bereichen der Max-Planck-Gesellschaft
- Inhaltliche Vorbereitung, Erstellung und Bearbeitung von Berichten und Protokollen
- Inhaltliche Vorbereitung der Abstimmung und der Entscheidungsfindung
- Konsolidierung, Strukturierung und Aufbereitung von Sachthemen mit strategischer Bedeutung in Zusammenwirken mit den zentralen Verwaltungseinheiten der MPG
- Verantwortliche Pflege einer Statusübersicht über die verschiedenen inhaltlichen Vorgänge und des jeweiligen Kommunikationsstands
- Mitwirkung bei der Organisationsentwicklung
- Fachliche Teilnahme an Prüfung und Ergänzung von Konzeptentwürfen
- Mitwirkung und Beratung bei Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur organisatorischen Entwicklung
- Analyse und Optimierung der organisatorischen Strukturen und Prozesse
- Organisation von Prozessen
- Selbstständige Erstellung und Optimierung von Prozessen
- Unterstützung beim Führen der Prozessdokumentation
- Identifikation von innovativen Einsatzmöglichkeiten für KI (z. B. Protokollführung)
- Kontaktpflege mit Organisationsabteilungen und Ausschüssen
- Überarbeitung von Berichten und Protokollen
- Abgeschlossener wissenschaftlicher Hochschulabschluss in einem relevanten Studiengang (z. B. Informatik, Wirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Kommunikation, MBA) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position oder in einem verwandten Bereich
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Analytik
- Fähigkeit zur effektiven Kommunikation und Abstimmung und entsprechende einschlägige Erfahrungen
- Fähigkeit zur effektiven Planung und Organisation
- Lust auf Arbeiten in einem dynamischen Umfeld
- Fähigkeit zur komplexen Problemlösung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen. Auch besteht die Möglichkeit, bis zu 30 % der Arbeitszeit mobil zu arbeiten. Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir folgende Benefits:
- Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
- Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket
Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Sie kann auch in Teilzeit (min. 70 %) besetzt werden.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.