Jobbeschreibung
Das 1996 gegründete Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung BGF GmbH, ein Tochterunternehmen der AOK Rheinland/Hamburg, berät und unterstützt mit über 100 Mitarbeitenden Unternehmen bei der Entwicklung betriebsspezifischer Gesundheitsmanagementprogramme. Darüber hinaus beteiligt sich das Institut an der Durchführung von drittmittelgeförderten Förder- und Modellprojekten und entwickelt als AN-Institut der Deutschen Sporthochschule Köln über praxisorientierte Forschungsprojekte Analyse- und Maßnahmentools, um den sich wandelnden Arbeitswelten gerecht zu werden.
Wir suchen ab sofort als Elternzeitvertretung in Voll- oder Teilzeit eine/-n
Mitarbeiter/-in Office & Facility Management (w/m/d)
zunächst befristet bis Dezember 2026
Du hast ein ausgeprägtes Gespür für Service, liebst ein gepflegtes und gut organisiertes Arbeitsumfeld und sorgst gerne für reibungslose Arbeitsabläufe? Gleichzeitig erledigst du routiniert Bürotätigkeiten, bist kreativ und hast Freude am visuellen Gestalten?
Wenn du diese vielseitige Mischung spannend findest, lies weiter und erfahre mehr über deine Aufgaben:
Facility Management
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in unseren Räumlichkeiten
- Ansprechperson für Anliegen zu Räumen, Mobiliar und Ausstattung
- Koordination von Vermieter/-in, Hausmeister- und Reinigungsdienst sowie Handwerker/-innen
- Beschaffung von Büro- und Küchenmaterialien
- Regelmäßige Bereitstellung von Moderationsmaterialien für Seminarräume
Office Management
- Vor- und Nachbereitung von Terminen unserer Berater/-innen
- Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen mit MS Office
- Bereitstellung von Seminar- und Workshop-Materialien
- Gestaltung von Flipchart-Plakaten für Seminare und Workshops
- Unterstützung bei Befragungen von Mitarbeitenden innerhalb von Kundenprojekten
- Bedienung der Befragungssoftware sowie Pflege der Datenbank
- Technische Ansprechperson für den Befragungsprozess
- Empfang und Betreuung von Gästen bei Inhouse-Veranstaltungen
- Koordination des Caterings und Vorbereitung der Veranstaltungsräume
- Du passt perfekt auf diese Stelle, wenn du einen hohen Qualitätsanspruch hast und anderen Menschen aufmerksamen und umsichtigen Service auf einem hohen Niveau bieten möchtest. Du bringst eine proaktive Herangehensweise mit und hast Freude - und gerne auch Erfahrung - in der Organisation und Herrichtung von Seminarräumen und -materialien
- ein schönes Umfeld ist dir wichtig - dein Auge sieht, was nicht perfekt oder sogar defekt ist, du hast den Blick für Details. Du schaust auch in die Schränke und sorgst eigenständig für Materialbeschaffung und -nachschub
- mit den MS Office-Programmen kennst du dich aus und bist neugierig auf andere Software-Programme, in die du dich gerne einarbeitest.
- du bist kommunikativ, arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen zusammen und legst Wert auf ein respektvolles und partnerschaftliches Miteinander
- Kreativität und ein Talent für visuelle Gestaltung – sei es für Flipcharts, Moderationsmaterialien oder Dokumente – sind ein Plus.
- außerdem hast du Spaß daran, Prozesse zu optimieren und aktiv mitzugestalten
Wir bieten dir eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem gesundheitsbewussten und familienfreundlichen Beratungsunternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten. Wir legen Wert auf ein gutes Arbeitsklima und einen wertschätzenden Umgang miteinander.
Neben einer fairen und leistungsgerechten Vergütung bieten wir weitere zusätzliche Leistungen wie z.B. Bezuschussung beim Jobticket, der Kantinennutzung, Urban Sports Club sowie interne Betriebliche Gesundheitsförderungsangebote und Weiterbildungen.
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