HR Administrator (m/w/d)

Jobbeschreibung

Wer wir sind...
Seit 1984 konzentriert sich Oxford Global Resources auf den Aufbau von Vertrauen bei jeder Interaktion. Wir sind stolz darauf, langfristige Beziehungen mit den klügsten Köpfen der Industrie aufzubauen und gleichzeitig Initiativen zu identifizieren und voranzutreiben, die das Geschäft unserer Kunden voranbringen.
Oxford ist bekannt für unsere unübertroffene Fähigkeit, The Right Talent. Right Now.®bereitzustellen.
Als führendes Personal- und Beratungsunternehmen mit Niederlassungen in ganz Nordamerika und Europa konzentrieren wir uns auf den proaktiven Aufbau eines Netzwerks hochqualifizierter Fachkräfte in 4 Schlüsseldisziplinen - Biowissenschaften, IT, Labordienstleistungen und Technik - um unser wertvollstes Gut, unsere Kunden, beim Erreichen ihrer Ziele zu unterstützen.
Die Rolle
In dieser Position unterstützen Sie das HR-Team bei sämtlichen Aufgaben der Personalverwaltung in unseren europäischen Niederlassungen, mit besonderem Fokus auf Deutschland. Ihre Kenntnisse der lokalen Gegebenheiten helfen dem HR-Team bei alltäglichen Fragestellungen und tragen dazu bei, das Wachstum des Teams und des Unternehmens zu fördern.
Ihre Aufgaben

• Erfassung aller Abwesenheiten, einschließlich Urlaub, Krankheit und sonstiger Freistellungen, unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.
• Überwachung der Urlaubsnutzung und proaktive Kommunikation mit Mitarbeitern, um die Ansammlung übermäßiger Urlaubstage zu vermeiden.
• Zeitnahe Bearbeitung von Referenzanfragen für ehemalige interne und externe Mitarbeiter.
• Pflege einer Stellenbeschreibungs-Datenbank für alle Länder, einschließlich Aktualisierung und Dokumentation von Änderungen.
• Unterstützung des Managementteams durch Erstellung und Bearbeitung von HR-Berichten, einschließlich Datenextraktion, -aufbereitung und Passwortschutz.
• Sicherstellung der korrekten Bearbeitung und Dokumentation von Anträgen auf familiäre Freistellungen.
• Kontinuierliche Aktualisierung über gesetzliche Änderungen und Weitergabe relevanter Informationen an das HR-Team.
• Regelmäßige Aktualisierung der Organigramme für ganz Europa sowie Erstellung neuer Versionen auf Anfrage der Geschäftsleitung.
• Unterstützung bei der Überarbeitung von Unternehmensrichtlinien, Aktualisierung von Handbüchern und Dokumentation von Änderungen.
• Verwaltung von Personalakten unter Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben, einschließlich fristgerechter Datenlöschung.
• Unterstützung des Lohnbuchhaltungsteams bei täglichen Anfragen und lohnbezogenen Themen.
• Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Büroveranstaltungen.
• Bearbeitung weiterer HR-Aufgaben nach Bedarf.

Ihr Profil
Erforderliche Qualifikationen:

• Hohe Vertraulichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine hohe Detailgenauigkeit.
• Selbstbewusstes Auftreten und die Fähigkeit, mit Mitarbeitern auf allen Hierarchieebenen zu kommunizieren.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Grundlegende HR-Qualifikation oder Bereitschaft zur Weiterbildung im HR-Bereich.
• Kenntnisse einer dritten Sprache, die in unserem Unternehmen häufig verwendet wird, sind von Vorteil.
• Erfahrung mit Visio wäre ein Plus..

Diese Position bietet eine hybride Arbeitsmöglichkeit mit einer Kombination aus Vor-Ort- und Remote-Arbeit. Bewerbungen für Vollzeit- und Teilzeitstellen werden gleichermaßen berücksichtigtMehr