Jobbeschreibung
HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.Unser Mandant ist eine Gesellschaft (Family Office) in Heidelberg, deren Tätigkeit sich vor allem auf die Vermögensverwaltung und -optimierung erstreckt.
Neben flachen Hierarchien und direkten Kommunikationswegen wird die gegenseitige Unterstützung und das familiäre, kollegiale Miteinander großgeschrieben.
Für das Office Management unseres Mandanten suchen wir exklusiv und zu sofort eine Büroassistenz / Office Managerin (m/w/d) in Teilzeit.
Der Einsatzort: Heidelberg
- Organisieren des reibungslosen Betriebs der Geschäftsstelle
- Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten, u. a. Pflege und Ablage von Posteingängen, Verträgen, Rechnungen und Zahlungen
- Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, insbesondere unseren verschiedenen Dienstleistern aus verschiedenen Branchen
- Unterstützung bei der Dokumentation und Pflege, u. a. von Datenbanken in unseren IT-Laufwerken und gemeinsam mit dem externen IT-Dienstleister
- Selbständige Archivierung und Verwaltung von Dokumenten in digitaler Form, ggf. mit einem externen Dienstleister
- Terminkoordination und Kalenderpflege, auch des Geschäftsführers
- Übernahme von organisatorischen Aufgaben zur Teamunterstützung
- Vor- und Nachbereitungen von internen und externen Besprechungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im administrativen Bereich
- Erfahrung mit digitalen Archivierungssystemen und der Umstellung von papierbasierten auf digitale Dokumente sind wünschenswert
- Strukturierte Arbeitsweise, Organisationskompetenz und Teamfähigkeit
- Eigeninitiative, Aufmerksamkeit und Kommunikationsstärke
- Diskretion und sehr hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook)
- Sichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ein abwechslungsreiches und spannendes Aufgabengebiet
- Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einem kollegialen, wertschätzenden Team
- Flexible Arbeitszeiten in Teilzeit
- Attraktives Gehalt
- Aktuelle Arbeitsmittel und ergonomische Arbeitsplatzausstattung
- Stilvolles, helles und modernes Ambiente