Assistenz im Büro der Dezernatsleitung (m/w/div)

Jobbeschreibung

Die Deutsche Rentenversicherung Bund ist der größte deutsche Rentenversicherungsträger und damit ein Grundpfeiler der sozialen Sicherheit in Deutschland. Wir begleiten die Menschen ihr gesamtes Leben lang – vom Berufsanfang bis ins Rentenalter. 23,3 Millionen Versicherte, 9,6 Millionen Rentner*innen sowie 3,5 Millionen Arbeitgeber*innen verlassen sich auf uns.

Für die Abteilung Grundsatz und Querschnitt Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz im Büro der Dezernatsleitung (m/w/div)

Ort: Berlin Verwaltungsstandort
Eintrittsdatum: Sofort
Bewerbungsfrist: 09.03.2025
Ausschreibungsnummer: 04-018-2024
Beschäftigung: Vollzeit (Teilzeit ist grundsätzlich möglich)
Vergütung: E6 TV EntgO-DRV

Tätigkeitsbereich

Mit dieser Stelle können Sie einen Beitrag zur digitalen Transformation in der Rehabilitation leisten.
In unserer Abteilung nehmen wir in den Bereichen Prävention, Rehabilitation und Sozialmedizin die Grundsatz- und Querschnittsaufgaben und die gemeinsamen Angelegenheiten der 16 Träger der Deutschen Rentenversicherung wahr und sind zuständig für entsprechende Fachfragen in diesen Bereichen, sowie für Verfahrens- und Rechtsfragen.
Die Assistenzstelle ist im Leitungsbereich „Trägerübergreifende Digitalisierung von Verfahren und Prozessen in der Rehabilitation“ angesiedelt. Dieses Dezernat wurde im Juli 2023 gegründet und ist maßgeblich an der digitalen Transformation in der Rehabilitation beteiligt. Wir arbeiten agil in dezernats- und trägerübergreifenden Teams zusammen, sowohl innerhalb der DRV Bund als auch gemeinsam mit den anderen 15 Trägern der Deutschen Rentenversicherung.

Als erste Anlaufstelle des Dezernats unterstützen Sie die Dezernatsleitung sowie Projektgruppen und Gremien in Fragen der Organisation und des Arbeitsablaufs; hierbei erledigen Sie anfallende büroorganisatorische Aufgaben.

• Im Tagesgeschäft erwarten Sie administrative Aufgaben wie das Erledigen von Schriftverkehr, Telefonauskunft, Terminkoordination, Verwaltung von Post und E-Mails, schreiben nach Diktat.
• Die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings in Präsenz, digital oder hybrid gehören auch dazu. Hierfür erstellen Sie Unterlagen wie Gremienvorlagen und organisieren gegebenenfalls Dienstreisen.
• Sie bauen sich ein gutes Netzwerk mit anderen Vorzimmern und Ansprechpersonen aus unterschiedlichen Bereichen innerhalb und außerhalb der DRV Bund auf.
• Sie übernehmen Sonderaufgaben wie Hotelreservierungen buchen oder Gäste betreuen.
• Sie fertigen Auszahlungsanordnungen und wirken bei der Überwachung von Haushaltsmitteln mit.

Bei der täglichen Arbeit werden Sie mit Programmen und Anwendungen wie MS Office, SAP, Confluence, Allris und Zeus arbeiten. Je nach Bedarf unterstützen wir Sie selbstverständlich beim Aufbau von fehlenden Kenntnissen.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs- oder büroorientierte Berufsausbildung oder über eine vergleichbare Fortbildung oder Qualifikation.
• Sie bringen Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise aus dem Sekretariats-, Vorzimmer- oder Assistenzbereich sowie einen sicheren Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik mit.
• Idealerweise verfügen Sie über aktuelle Erfahrungen im Umgang mit moderner Bürokommunikation.
• Darüber hinaus überzeugen Sie durch Ihre freundliche, motivierte, kommunikative und verantwortungsbewusste Persönlichkeit und zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion aus.

• Sie erwartet ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld nah an der Abteilungsleitung, das proaktive Mitgestalten Ihres Bereiches sowie der Austausch im kollegialen Team.
• Sie erhalten eine Einarbeitung mit zentralen Ansprechpersonen und einem detaillierten Einblick in die DRV Bund und die regionale Rentenversicherungsträger.
• Die Arbeit im Homeoffice ist nach Ablauf der Probezeit an manchen Tagen möglich, solange die dienstlichen Belange im Vordergrund stehen.
• Ihre Weiterentwicklung wird mit einem breiten Schulungsangebot aktiv gefördert.
• Selbstverständlich bietet die DRV Bund alle Vorteile einer großen, öffentlichen Arbeitgeberin wie eine flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub, Jahressonderzahlung, Betriebliche Altersversorgung und Vermögenswirksame Leistungen, Bezuschussung vom (Deutschland-) Jobticket, Parkplatz, Fitnessstudio Kooperationen, Betriebliches Gesundheitsmanagement und vieles mehr.

Weitere Informationen

Die Tätigkeit erfordert die Bereitschaft und Flexibilität, die tägliche Arbeitszeit den dienstlichen Anforderungen anzupassen. Die Arbeit im Homeoffice ist nach Absprache mit dem Team möglich.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich auf unserem Stellenmarkt über die Schaltfläche unten “Jetzt bewerben!” und nicht per Mail. Erstens, weil Ihre Daten auf dieser Weise bestens gesichert sind und zweitens, weil Ihre Bewerbungsunterlagen schnell und direkt bei der zuständigen Führungskraft ankommen. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, sich unkompliziert auf weitere interessante Stellen zu bewerben. Falls Sie für den Bewerbungsvorgang Unterstützung brauchen, lassen Sie es mir einfach wissen, ich bin gerne für Sie da!

Bewerber*innen, die sich in der engeren Auswahl befinden, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.

Menschen mit einer Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte im Sinne von § 2 Absatz 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir haben uns die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen.

Begrüßt werden Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.

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