Jobbeschreibung
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns! Das Forschungszentrum Jülich adressiert mit seiner Mission einer nutzeninspirierten Grundlagenforschung die großen, gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und forscht hierzu in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie. Der Vorstand (VS) führt die Geschäfte der Forschungszentrum Jülich GmbH nach Maßgabe des Gesellschaftsvertrags. Er gliedert sich in die Vorstandsbereiche Wissenschaft, Außenbeziehungen und Infrastruktur sowie zwei wissenschaftliche Geschäftsbereiche. Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zu diesen Themen leisten und unsere Vorstandsvorsitzende mit Ihrer Expertise und Ihrem Organisationsgeschick unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Verstärken Sie unsere Vorstandsvorsitzende zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Administrative:r Assistent:in (w/m/d) Ihre Aufgaben: Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstandsvorsitzende Terminmanagement mit Terminplanung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammenhängen; zudem Organisation von Terminen und Veranstaltungen des Vorstandsbereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen Betreuung und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themenrelevanter Unterlagen Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inklusive aktiver Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache Erstellung und/oder Prüfung von allgemeinen Schriftstücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korrespondenz (selbstständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch) Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten und anderen relevanten Informationen Enger fachlicher Austausch mit den anderen Vorstandssekretariaten, den Vorstandsreferent:innen, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen Ihr Profil: Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau:Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstandsvorsitzenden und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache Äußerst sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft und Vertrauenswürdigkeit Unser Angebot: Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch: WISSEN & WEITERBILDUNG: Wir fördern die Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken. Freuen Sie sich auf eine umfassende Einarbeitung und unser großes Weiterbildungsangebot. TRANSPARENTE ARBEITSZEITEN: Mit unserer elektronischen Zeiterfassung behalten Sie stets den Überblick. Freuen Sie sich auf eine Vollzeittätigkeit (39 Stunden / Woche), die bei Bedarf auch vollzeitnah ausgeübt werden kann. WORK-LIFE-BALANCE: Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleitzeit ohne Kernarbeitszeit bieten wir Ihnen zudem die Möglichkeit, Ihre Arbeiten teilweise im Home-Office auszuführen, insofern es mit den Terminen vor Ort zu vereinbaren ist. Außerdem bieten wir 30 Tage Urlaub sowie freie Brückentage und zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr. GESUNDHEIT & WOHLBEFINDEN: Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Freuen Sie sich auf ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten zur Förderung Ihres Wohlbefindens. Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: https://go.fzj.de/Benefits . Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, bietet jedoch die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 7-9a TVöD-Bund. Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: https://go.fzj.de/bmi.tvoed . Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine Jahressonderzahlung, eine betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, vermögenswirksame Leistungen sowie Zugang zu Corporate Benefits. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potenziale verwirklichen können, ist uns wichtig. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist bis zur erfolgreichen Besetzung ausgeschrieben. Bitte bewerben Sie sich daher möglichst zeitnah über unser Online-Bewerbungsportal . Kontaktformular: Falls Ihre Fragen bisher nicht über unsere FAQs beantwortet werden konnten, schicken Sie uns gerne eine Nachricht über unser Kontaktformular . Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen keine Bewerbungen per E-Mail angenommen werden können. www.fz-juelich.de WIR WURDEN AUSGEZEICHNET
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