Jobbeschreibung
Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden
Teamassistenz
für die Direktion Human Resources
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeitbeschäftigung unbefristet zu besetzen.
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie verantwortlich für die regelmäßige Aktualisierung und Überwachung der Regelwerke zur Archivierung und zum Einscannen von Dokumenten. Sie stellen sicher, dass die von den Sachbearbeiter*innen indizierten Dokumente korrekt eingescannt und die Ablage ordnungsgemäß vorgenommen wird. Zudem kontrollieren Sie die Archivierung und stellen sicher, dass die nicht im Original zu archivierenden Dokumente datenschutzkonform vernichtet werden. Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Prüfung der vom System erstellten Fehlerprotokolle, wie zum Beispiel die Zuordnung von Barcodes. Sie überwachen die Archivflächen und stellen sicher, dass die Ablagesysteme ordnungsgemäß funktionieren. Auch die Auslagerung von Archivmaterialien gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich. Des Weiteren sind Sie für die Bearbeitung des digitalen und analogen Posteingangs sowie -ausgangs zuständig. Dazu zählt das Sichten und Sortieren der eingehenden Post nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, das interne Verteilen sowie das versandfertige Vorbereiten von Postsendungen. Sie erledigen allgemeine Korrespondenzen und bearbeiten ZPU. Ein weiterer Bereich Ihrer Tätigkeit umfasst die Ausgabe von Unterlagen und mitarbeiterbezogenen Leihgaben, wie beispielsweise Mitarbeiterausweisen und Zeiterfassungschips. Sie nehmen Unterlagen von den Beschäftigten entgegen und sorgen dafür, dass alle entsprechenden Dokumente ordnungsgemäß verwaltet werden.
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrungen in der Büroorganisation und beim Scanvorgang für die elektronische Personalakte sind von Vorteil
- Kenntnisse der Organisationssturktur der Hochschulmedizin Dresden
- Kenntnisse in der elektronischen Archivierung
- Sicheres Beherrschen moderner Büro- und Kommunikationstechniken
- Beherrschen des Personalinformationssystems SAP-HR
- Eine herausfordernde Tätigkeit in einem dynamischen und zukunftsorientierten Umfeld
- Einbringen Ihrer Ideen mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten und weitreichende Entwicklungsmöglichkeiten
- Motivierte und unterstützende Teams, die ihr Fachwissen gern weitergeben
- Nutzung von betrieblichen Präventionsangeboten, Kursen und Fitness in unserem Gesundheitszentrum Carus Vital
- Teilnahme an berufsorientierten Aus-, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in unserer Carus Akademi