Jobbeschreibung
Jetzt bewerben » Ort: Ilmenau Mitarbeiter (m/w/d) Empfang / Sekretariat Die Fraunhofer-Gesellschaft ( www.fraunhofer.de ) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro. Der Institutsteil Angewandte Systemtechnik Ilmenau (IOSB-AST) des Fraunhofer IOSB entwickelt zukunftsweisende und industrieerprobte Lösungen für Energie- und Wasserversorger, forscht an autonomen Fahrzeugen und beschäftigt sich mit Hard- und Softwaredesign für eingebettete Systeme. Mit unseren Forschungs- und Entwicklungsprojekten gestalten wir aktiv die Zukunft unseres Landes und tragen mit unseren Lösungen z.B. zur Analyse und intelligenten Betriebsführung cross-sektoraler Energiesysteme zur erfolgreichen Umsetzung der Energiewende bei. Werde Teil unseres Teams und bringe dich aktiv in die Bearbeitung dieser relevanten Zukunftsthemen ein. Für unseren Standort Ilmenau suchen wir dich als Verstärkung für unser Verwaltungsteam. Was du bei uns tust Deine Aufgaben im Empfangsbereich/Sekretariat: Du hast deinen Arbeitsplatz im Foyer und organisierst von dort alle Aufgaben, wie: Organisation des Empfangs: du bist die erste Anlaufstelle für Besucher und Gewerke Du legst Wert auf kompetente, freundliche und souveräne Kommunikation Du bist verantwortlich für die Paketannahme, die Büromaterialbestellung und die Ausgabe von Schlüsseln Planung und Betreuung von hausinternen Veranstaltungen, Konferenzen sowie Besprechungen Tagungsraumverwaltung inklusive Bewirtung Organisation von Catering unter Einhaltung der hausinternen Vorgaben Allgemeine Administration und Büroorganisation, z. B. Terminkoordination, Ablage, Eingangs- und Ausgangspost (digital) Schriftverkehr allgemein Zusammenarbeit mit der Verwaltung bei der Erstellung von Reports und Statistiken und Zuarbeiten Bearbeitung von Einzelaufträgen, die dem Wesen nach zu der Tätigkeit gehören oder sich aus betrieblicher Notwendigkeit ergeben Präsentationen erstellen für dich betreffende Themen Bearbeitung der Zeitwirtschaft (befindet sich in der Planungsphase) Deine Aufgaben in den Fachbereichen: Buchhaltung: Lieferscheine kontrollieren, Rechnungen verbuchen Reisestelle: Sichtung/Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Kontrolle auf Vollständigkeit, evtl. Buchung von Hotels/Transport Was du mitbringst Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrungen in der Buchhaltung sind erforderlich SAP-Kenntnisse erforderlich Vorkenntnisse Travel Management von Vorteil (Hotelbuchungen, Bahntickets buchen, Mietwagen koordinieren, ...) Erfahrungen in der Zeitwirtschaft sind von Vorteil Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und gutes Zeitmanagement Spaß an vielfältigen Aufgaben Verantwortungsbewusstsein und Spontanität Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse Sicherer Umgang mit MS Office, vor allem Excel, Word und PowerPoint Was du erwarten kannst Wertschätzendes Umfeld: Ein verantwortungsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum mit tiefgreifender und umfassender Unterstützung in der Einarbeitungsphase sowie exzellente Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung deiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen (u.a. Karriereprogramme, Fortbildungen und Trainings). Vielfältigkeit inspiriert: Vielfältige Unternehmenskultur in einem aufgeschlossenen Team in einer national und international renommierten Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Flexibilität leben: Ausgeglichene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Vernetzung verbindet: Institutsübergreifend und international. Gemeinsam mit über 32.000 Mitarbeitenden. Im Herzen Thüringens zu Hause: Modernes Institutsgebäude. Erstklassig ausgestattete Labore, Meeting-Points und Kreativbereiche. Lunch&Meet in unserer neuen Bio-Kantine. Lust auf Mehr? Willkommen in unserem Team in Ilmenau! Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist vorerst auf zwei Jahre befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden. Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft. Haben wir dein Interesse geweckt? Dann bewirb dich jetzt online mit deinen aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! Frau Elke Möller Verwaltungsleitung Telefon: (+49) 03677 461 -119 Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung IOSB www.iosb.fraunhofer.de Kennziffer: 78450
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