Jobbeschreibung
Die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau (EKHN) mit Sitz in Darmstadt ist eine von 20 Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD). Sie hat ca. 1,4 Millionen Gemeindeglieder in 1.075 Kirchengemeinden und bietet rund 19.000 Menschen Beschäftigung. Die Kirchenverwaltung in Darmstadt ist die zentrale Dienstleistungseinrichtung für alle Bereiche unserer Kirche.
Die Kirchenverwaltung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau (EKHN) sucht für das Büro der Kirchenpräsidentin ab dem 01.05.2025 eine*n
Sekretär*in / Assistent*in
mit einem Beschäftigungsumfang von 100 % (39 Wochenstunden). Die Vergütung erfolgt nach E 7 KDO.
Sie nehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben wahr, wie z. B. die überwiegend selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs oder nach Einzelanweisung und der elektronischen Kommunikation, die Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen, Bearbeitung des Posteinganges und Weiterleitung von Arbeitsaufträgen, die allgemeine oder projektbezogene Aktenführung und Pflege der Kontaktdaten, die Koordination und Organisation von Terminen.
In der Assistenz obliegen Ihnen die Aufgaben des Sitzungs- und Veranstaltungsmanagements, wie z. B. die Entgegennahme und Zuordnung von Tagesordnungspunkten, der Entwurf von Tagesordnungen, die Zusammenstellung und Versand der Sitzungsunterlagen und ggf. erforderliche kurzfristige Aktualisierung der schriftlichen Anlagen sowie die Terminplanung und logistische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Veranstaltungen. Sie versenden Protokolle, organisieren die Ablage und führen eine Fristenkontrolle durch.
In der Nachbereitung von Sitzungen der o. g. Gremien recherchieren Sie in den Sitzungsprotokollen, erstellen Protokollauszüge, identifizieren Arbeitsaufträge und stellen deren Bearbeitung sicher.
Sie organisieren und koordinieren den digitalen Versand des Kirchenleitungsberichtes der Kirchenpräsidentin, nehmen Internet- und Literaturrecherchen vor, unterstützen in repräsentativen Aufgaben und empfangen nationale und internationale Gäste.
Die Sekretariats- und Assistenzaufgaben werden auch im Rahmen der Unterstützung der Persönlichen Referentin der Kirchenpräsidentin wahrgenommen und können den betrieblichen Erfordernissen angepasst werden.
- Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse, die in der Regel durch eine dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung oder einen entsprechenden Weiterbildungsabschluss oder mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Sekretariat und Assistenz nachgewiesen werden
- Einwandfreie Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gutes Ausdrucksvermögen in Sprache und Schrift und die Bereitschaft, sich in digitale Tools einzuarbeiten
- Versierter Umgang mit MS Office / Einstellung Videokonferenzen
- Selbstständigkeit, Organisationsvermögen, Durchsetzungsvermögen, Engagement, Konzentrationsvermögen, Zuverlässigkeit, Loyalität, Verschwiegenheit, gute Auffassungsgabe, gute Verhaltens- und Umgangsformen, Kooperations- und Kontaktfähigkeit, Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortlichkeit
- Eine attraktive Vergütung gemäß der Kirchlichen Dienstvertragsordnung (KDO) mit einem Tabellenentgelt oberhalb des Niveaus vergleichbarer Tarifverträge wie TVöD, TV-L oder TV-H (3.560,00 EUR bis 4.562,00 EUR brutto mtl. je nach Stufenzuordnung)
- Jährliche Sonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- Flexible Arbeitszeiten ohne Kernzeiten
- 30 Tage Urlaub sowie aktuell 3 arbeitsfreie Tage zusätzlich
- Zusatzversorgung (derzeit 100 % durch den Arbeitgeber finanziert)
- Betriebliche Gesundheitsförderung
- Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung
- Kantine