Jobbeschreibung
Herchenbach Industrial Buildings: 100+ Jahre Erfolgsgeschichte, 120 Herchenbacher*innen in aktuell fünf europäischen Ländern, nachhaltig wachsender und inhabergeführter Mittelstand. Dank anhaltender Innovationskraft sind wir einer der europaweiten Marktführer für modulare Lagerlösungen in Leichtbauweise. Aber auch hinter den Kulissen schaffen wir es zu begeistern. Unsere moderne und offene Unternehmenskultur spiegelt sich nicht nur in einer hervorragenden Bewertung bei Kununu wider, sondern hat uns auch nun bereits das 10. Mal in Folge die unabhängige Auszeichnung als „Top Arbeitgeber im Mittelstand" eingebracht!
Werden auch Sie Teil des WINNINGTEAM+ als Assistenz der Geschäftsleitung!
Als Teil unserer Holding, der Innovative Buildings GmbH, übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung des Managements. Das Managementteam besteht aus zwei CEOs, vier bereichsleitenden Direktoren sowie dem Abteilungsleiter des Inhouse Consulting der Herchenbach. Sie koordinieren Geschäftsreisen, buchen Transport und Hotels und organisieren Locations für Meetings und Offsites. Sie verantworten die interne und externe Korrespondenz der Geschäftsleitung, übernehmen Sekretariatsaufgaben wie die Verwaltung geschäftsrelevanter Dokumente und Verträge und sind die zentrale Ansprechperson für personaladministrative Themen, einschließlich der Pflege der Personalakten und der Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen. Zudem unterstützen Sie die vorbereitende Buchhaltung, kontieren Belege und kümmern sich um Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen. Sie koordinieren das Büro- und Standortmanagement für unser Münchener Büro und übernehmen Aufgaben in wechselnden Projekten und Sonderthemen.
Für diese Rolle suchen wir eine engagierte, zuverlässige und integre Person, die einen hohen Anspruch an Diskretion und Professionalität hat und sich sicher in einem internationalen, anspruchsvollen Umfeld bewegt. Sie sollten fließend in Deutsch und Englisch kommunizieren können; zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil. Sie arbeiten in einem digitalisierten Umfeld und bringen die nötige Flexibilität mit, um phasenweise auch vor Ort in München präsent zu sein.
Sie suchen eine neue Herausforderung in einer sowohl zentralen als auch unentbehrlichen Funktion als integre Vertrauensperson und rechte Hand der Geschäftsleitung? Vorzugsweise in einem internationalen und anspruchsvollen Umfeld mit vielfältigen Einblicken, in dem Sie den reibungslosen Ablauf im und um das Management Board herum sicherstellen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
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Reise-, Termin- und Veranstaltungsmanagement: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen (Flug- und Bahnreisen, Taxis, Hotels) sowie die Suche und Reservierung geeigneter Locations für Meetings und Offsites.
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Korrespondenz und Sekretariat: Übernahme aller anfallenden Sekretariatsaufgaben innerhalb der Holding, einschließlich der Abwicklung der internen und externen Korrespondenz der Geschäftsleitung sowie der Kommunikation mit ausgewählten Stakeholdern und Schnittstellen innerhalb der Unternehmensgruppe.
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Dokumenten- und Vertragsmanagement: Verwaltung von Rechnungen, Verträgen und anderer geschäftsrelevanter Unterlagen.
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Personalverwaltung und vorbereitende Gehaltsabrechnung: Zentrale Ansprechperson für alle personalbezogenen Themen innerhalb der Holding, einschließlich der Pflege der Personalakten der Holding-Mitarbeiter sowie der Vorbereitung und Abstimmung der Gehaltsabrechnungen mit einem externen Dienstleister.
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Vorbereitende Buchhaltung und Abrechnungen: Erfassung, Zuordnung und Kontierung von Belegen sowie Abwicklung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen.
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Büro- und Standortmanagement: Organisation und Verwaltung des Münchener Büros, einschließlich Mietverträgen, Ausstattung und Dienstleistern.
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Unterstützung der Geschäftsleitung: Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung insbesondere der beiden Geschäftsführer, einschließlich der gelegentlichen Übernahme wechselnder Projektaufgaben und bereichsübergreifender Sonderthemen.
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Mehrjährige Erfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenumfeld: Sie haben Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Management Assistant oder in einer ähnlichen Funktion im Bereich Sekretariat, Büroorganisation oder Office Management.
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Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung bevorzugt: Ein abgeschlossenes Studium oder eine betriebswirtschaftliche Ausbildung, z. B. als Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Steuerfachangestellte/r, ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
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Businesstaugliche Deutsch- und Englischkenntnisse: Sie beherrschen Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere in Französisch, Ungarisch oder Polnisch, sind von Vorteil, werden aber nicht vorausgesetzt. · Integrität & Diskretion: Sie behandeln Informationen ausnahmslos vertraulich und mit höchster Sorgfalt und arbeiten stets diskret und zuverlässig.
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Flexibilität und Bereitschaft zur Präsenz im Büro: Ihr Wohnort und privates Setup ermöglichen es Ihnen, mindestens 4 Stunden täglich zu arbeiten und regelmäßig an bis zu drei Tagen pro Woche vor Ort in unserem Münchener Büro präsent zu sein.
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Erfahrung im Umgang mit gängigen Büroanwendungen: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Teams, PowerPoint und Excel). Erste Erfahrungen mit CRM- oder ERP-Systemen sind von Vorteil, werden aber nicht vorausgesetzt.
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Unbefristete Festanstellung mit 30 Tagen Jahresurlaub*
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Außergewöhnlich krisenfeste Branche (*bezogen auf einen Vollzeitstelle).
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Ausgezeichnetes Arbeitsumfeld (Kununu TOP Company / Focus Top Arbeitgeber im Mittelstand).
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Option auf bis zu 3 Tage Home Office / Woche.
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Außerordentlich verantwortungs- und vertrauensvolle Tätigkeit mit hohen Freiheitsgraden im Management Umfeld eines international wachsenden Unternehmens.
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Regelmäßige Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Seminare & Schulungen.