Jobbeschreibung
Als Gründungsfakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist die Medizinische Fakultät für die Forschung und Lehre in der Hochschulmedizin verantwortlich. Sie besteht aus den vorklinischen Instituten sowie den Kliniken und klinisch-theoretischen Einrichtungen am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH). Die Medizinische Fakultät zeichnet sich durch ein zukunftsweisendes interdisziplinäres Forschungsprofil, vielfältige wissenschaftliche Netzwerke sowie ein breites Studienangebot aus. Im Fokus der Fakultät steht der übergreifende Forschungsschwerpunkt Präzisionsmedizin – Erkennen, Verstehen, Heilen. Das Dekanat ist die zentrale Leitungs- und Verwaltungseinheit der Medizinischen Fakultät und besteht aus drei Geschäftsbereichen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir für das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel zum nächstmöglichen Termin eine*n
Mitarbeiter*in im Büromanagement und für Veranstaltungskoordination
Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 80 % einer Vollzeitbeschäftigung (z. Zt. 30,96 Stunden/Woche) Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung von Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Universität. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerber*innen besonders angesprochen. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L.
- Administrative Unterstützung: Allgemeine Bürotätigkeiten zur Unterstützung des Tagesgeschäfts, wie z. B. Korrespondenz (bei Bedarf auch auf Englisch), Ablage und Dokumentenmanagement sowie die Erstellung und Versendung von Rundmails an relevante Empfängergruppen.
- Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation: Mithilfe bei der Planung, Koordination und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen.
- Vorbereitung von Sitzungen: Erstellung von Einladungen und Tagesordnungen und bei Bedarf Protokollführung
- Termin- und Aufgabenkoordination: Unterstützung bei der Planung und Organisation von Terminen, inklusive Kalenderpflege.
- Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*-mann für Büromanagement oder vergleichbarer qualifizierender kaufmännischer Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens 3jährige nachgewiesene Erfahrung in einem Sekretariat der CAU (das Beschäftigungsverhältnis muss zum Zeitpunkt der Bewerbung bestehen)
- Berufserfahrung: Erfahrungen im Bereich Administration, Veranstaltungsorganisation und Bürokoordination sind von Vorteil.
- Organisationsgeschick: Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes organisatorisches Talent.
- Kommunikationsfähigkeit: Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten in der internen und externen Kommunikation.
- Teamfähigkeit: Freude an der Arbeit im Team sowie die Fähigkeit, flexibel und zuverlässig zu unterstützen.
- IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und idealerweise Erfahrung mit digitalen Tools zur Termin- und Veranstaltungsplanung.
- Proaktivität und Belastbarkeit: Hohe Serviceorientierung, Engagement sowie die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten – in Ausnahmefällen kann dies auch Einsätze am Abend bei Veranstaltungen beinhalten.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihres Alters, Ihres Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Wir fördern die Gelichberechtigung der Geschlechter.
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen ein. Bewerbungen von Schwerbehinderten und ihnen Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Diese Ausschreibung richtet sich gleichermaßen an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und an externe Bewerber*innen.
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