Assistant Program Officer, Parlamentarisches Patenschafts-Programm für junge Berufstätige (m/w/d)

Jobbeschreibung

Cultural Vistas gGmbH ist eine gemeinnützige Austauschorganisation, die internationale Verständigung und die globale Zusammenarbeit von Menschen und Institutionen fördert. Die globale Organisation wurde in den USA im Jahr 1963 gegründet. Unsere europäische Niederlassung in Berlin bietet eine große Auswahl an Programmen in Europa und den Vereinigten Staaten wie praxisbasierte Austauschprogramme, individuell zugeschnittene Praktika im Ausland und Studienreisen zu global wichtigen Themen.

Unsere Mutterorganisation Cultural Vistas Inc. ist eine 501(c)(3) gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Washington, D.C.

Jedes Jahr unterstützen wir rund 6.000 Teilnehmende weltweit dabei, internationale Erfahrungen in ihren Berufsfeldern durch berufsbezogene interkulturelle Austauschprogramme und berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten zu sammeln, die Einzelpersonen wie Institutionen in die Lage versetzen, ihre Fähigkeiten zum kritischen Denken zu stärken, ihre Wertschätzung für Vielfalt zu erweitern, Kooperationsnetzwerke aufzubauen und Herausforderungen mit einer inklusiven Herangehensweise zu begegnen. Unsere Programme inspirieren neugierige, kulturell kompetente und engagierte Führungskräfte, die sich in unserer komplexen und sich ständig verändernden Welt zurechtfinden. Erfahren Sie mehr unter: www.culturalvistas.eu.

Der/die Assistant Program Officer, PPP ist dem Program Officer, PPP-Outgoing unterstellt und unterstützt die Durchführung des PPPs für junge Berufstätige. Die Tätigkeit wird in Form von administrativer und logistischer Unterstützung, Marketing und Programmbekanntmachung, Kundenservice, Einhaltung der Vorgaben der Bundestagsverwaltung und weiteren Maßnahmen zur Unterstützung des PPPs umgesetzt

Das Parlamentarische Patenschafts-Programm für junge Berufstätige (PPP) ist ein Austauschprogramm zwischen den Vereinigten Staaten von Amerika und der Bundesrepublik Deutschland, für das jährlich 65-75 Stipendiat:innen aus Deutschland und 65-75 Stipendiat:innen aus den USA ausgewählt werden. Die deutschen Stipendiat:innen verbringen ein Jahr in den USA, wo sie bei Gastfamilien oder in Wohnheimen untergebracht sind, ein Semester an einem U.S.-College absolvieren und für sechs Monate in einem Unternehmen in den USA arbeiten. Ziel und Zweck des PPPs ist es, ein Netzwerk persönlicher Verbindungen zwischen jungen Menschen in den USA und in Deutschland zu knüpfen, um gemeinsame politische Wertvorstellungen zu festigen und unterschiedliche Lebensweisen im anderen Land kennenzulernen. Das PPP ist ein Programm des Deutschen Bundestags und des U.S. Kongresses, das von Cultural Vistas gGmbH durchgeführt wird. Weitere Infos zum PPP für junge Berufstätige finden Sie unter www.usappp.de.

• Buchaltungsaufgaben (zusammen mit dem Accounting Manager)
  • Ordnungsgemäße Belegführung und Koordinierung der Zahlungen von Rechnungen
  • Konsolidierung von Abrechnungen mit Förderern
• Abrechnung und ordnungsgemäße Belegführung von Reisekostenerstattungen
• Recherche zu und Preisvergleiche von Tagungsstätten und Dienstleistern für die erfolgreiche Durchführung von Seminaren (Catering- und Busfirmen)
• Recherche zu relevanten Kontakten für die Bekanntmachung des Programms wie z.B. Berufsschulen, Verbänden, Messen etc.
• Mit Unterstützung interner und externer Partner:innen mit Fachexpertise, Implementierung und Pflege einer internen Datenbank und Bewerbungsplattform (Salesforce)
• Logistische Unterstützung der Bewerbungsphase des PPPs für junge Berufstätige
  • Fragen von Interessenten und Bewerber:innen beantworten
  • Überprüfung der Bewerbungseignung von Interessenten (Altersvoraussetzungen, Wahlkreisnummer und weitere Voraussetzungen)
  • Evaluation von eingegangenen Bewerbungen zur Eignung als Stipendiat:innen
  • Korrespondenz mit Bewerber:innen über den Status ihrer Bewerbungen; Anforderung von fehlenden Dokumenten
  • Unterstützung der Koordinierung von Besuchen ehrenamtlicher Alumni bei Berufsschulen
  • Outreach, Bekanntmachung des PPPs bei Berufsschulen und Partnerorganisationen
  • Verwaltung und Aktualisierung einer Versandliste für die Bekanntmachung des PPP
  • Verwaltung und Aktualisierung eines Pressespiegels
  • Entwerfen von Werbematerialien
  • Bespielung der Social-Media-Kanäle und Webseitenpflege
• Unterstützung der Auswahlphase mit den in die engere Wahl gezogenen Bewerber:innen
  • Logistische Unterstützung der Koordination von jährlich bis zu 15 Auswahlveranstaltungen, inklusive
    • Preisvergleiche und Auswahl geeigneter Räumlichkeiten, Verpflegung, Unterkünfte etc.
    • Logistische Begleitung von Auswahlveranstaltungen in vier Städten (inkl. Anfertigung und Versand von Materialien)
    • Koordinierung der ehrenamtlichen Helfer:innen während den Auswahlgesprächen
    • Evtl. Leitung von Bewerbungskommissionen (Auswahlveranstaltungen)
    • Korrespondenz mit Bewerber:innen, Kommissionsmitgliedern und anderen Partner:innen über den Ablauf des Auswahlverfahrens
    • Verfassen von Profilen/Gutachten zur Nominierung durch Abgeordnete des Deutschen Bundestages
    • Versand der Nominierungsunterlagen und Korrespondenz mit Büros der Abgeordneten des Deutschen Bundestages während der Nominierungsphase
• Logistische Unterstützung der Vorbereitungsphase (65-75 Stipendiat:innen im Jahr)
  • Unterstützung in der Organisation von jährlich drei Vorbereitungsseminaren für jeweils bis zu 25 Stipendiat:innen
    • Preisvergleiche und Auswahl geeigneter Tagungsstätten, Verpflegung, Unterkünfte etc.
    • Koordinierung der An- und Abreise sowie der logistischen Infos mit Stipendiat:innen, ehrenamtlichen „Betreuer:innen“, Referent:innen etc
    • Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Infomaterialien für Stipendiaten
    • Unterstützung bei der Konzeption einzelner Inhalte des Vorbereitungsseminars
  • Leitung von mindestens einem Vorbereitungsseminar jährlich
  • Konzeption und Durchführung von mind. einem virtuellen Vorbereitungstreffen („Social“)
  • Koordinierung von Englisch-Tests der Stipendiat:innen (TOEFL)
  • Korrespondenz mit Teilnehmer:innen, Tagungsstätten, Referent:innen und anderen Partnern über die Vorbereitungsphase (Platzierungsverfahren, Visabeschaffung und Erledigung der sonstigen Einreiseformalitäten)
  • Abrechnungen und Erstattungen von zulässigen Reisekosten (zusammen mit dem Accounting Manager)
  • Ggf. Flugbegleitung und Unterstützung während des Orientation-Seminars in den USA
• Logistische Unterstützung der Nachbereitungsphase (65-75 Stipendiat::innen im Jahr)
  • Unterstützung der Koordination des Nachbereitungsseminars (Angebotsvergleiche und Auswahl einer geeigneten Tagungsstätte; Verpflegung; Vergleiche von Angeboten innerhalb des vorgegebenen Budgets etc.)
  • Organisatorische und inhaltliche Unterstützung vor Ort von jährlich einem Nachbereitungsseminar. Das Seminar dauert einen Tag, zzgl. An- und Abreisetage.
  • Unterstützung bei der Sichtung der Abschlussberichte der Stipendiat:innen
  • Einholung und Weiterleitung der Evaluationsbögen des Deutschen Bundestages
  • Abrechnungen und Erstattungen von zulässigen Reisekosten (zusammen mit dem Accounting Manager)
  • Vorbereitung von statistischen Daten und Inhalten des Sachberichts

• Bachelor-Abschluss plus 2-3 Jahre Erfahrung in Verwaltung und Projektmanagement. Erfahrung in einem interkulturellen Umfeld erforderlich (internationaler Austausch/Bildung, internationale Beziehungen usw.).
• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung in Vollzeit. Vorherige Erfahrung in der Durchführung internationaler Austauschprogramme für junge Berufstätige von Vorteil
• Erfahrung mit Gruppen von Austauschteilnehmenden im Bereich Outgoing von Vorteil
• Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Seminaren und Tagungen von Vorteil
• Gute Microsoft-Office-Suite Kenntnisse.
• Sprachen: fließend Deutsch in Wort und Schrift; sehr gute Englischkenntnisse
• Auslandserfahrung in den USA (z.B. durch Studien-, Praktikums- oder Arbeitsaufenthalte) und persönliche Erfahrung mit den Herausforderungen eines Auslandsjahres von Vorteil
• Der/die Kandidat:in sollte mit dem deutschen Berufsbildungssystem vertraut sein
• Erfahrung in der ordnungsgemäßen Belegführung, Abrechnungen und Erstattungen von Vorteil
• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Berufsausbildung in einem relevanten Feld
• Die Fähigkeit, Aufgaben nach Dringlichkeit zu priorisieren und fristgerecht zu erledigen
• Teamplayer
• Professionelles Auftreten und kundenorientierter Fokus
• Lust und Bereitschaft, beim Aufbau neuer Strukturen und Arbeitsweisen in einem dynamischen Arbeitsumfeld mitzuwirken
• Bereitschaft für gelegentliche Arbeit an Wochenenden und Abenden (hauptsächlich während der Seminare)
• Bisherige Erfahrung mit dem PPP von Vorteil
• Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis für eine Beschäftigung in der Bundesrepublik Deutschland

ZUSÄTZLICHE KOMPETENZEN:

• CRM-Erfahrungen und frühere Erfahrungen mit Salesforce sind von Vorteil.

Berufliche Entwicklung:

• Kudos-Mitarbeiteranerkennungssystem (mit Pluxee-Kartenprämien)
• Möglichkeit, vierteljährliche Spot Awards zu erhalten (3 Mitarbeiter/Quartal, 700€/Mitarbeiter)
• Professionelle Entwicklungsmöglichkeiten
  • Zugang zu Nonprofit Ready (Online-Plattform für berufliche Weiterbildung)
  • Berufliche Weiterbildungskurse, je nach Geschäftsbedarf

Zusätzliche Leistungen:

• 85 € pro Jahr auf deMehr
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