Projektleiter Dokumentenmanagementsystem (m/w/d)

Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf

Jobbeschreibung

Die Brandenburger Gemeinde Fredersdorf-Vogelsdorf zählt wegen ihrer Bebauung mit hohem Grünanteil, attraktiven Gewerbe­gebieten und ihrer gleich­zeitig sehr guten Verkehrs­anbindung zu den Kommunen am östlichen Rand der Hauptstadt Berlin, in denen das Wohnen und Arbeiten immer attraktiver wird. Die aktuelle Entwicklung der Gemeinde mit knapp 15.000 Einwohnern ist von einem hohen Zuzug vor allem von jungen Familien mit entsprechenden Herausfor­derungen für die Erweiterung der Infrastruktur geprägt.
Ziel der rund 75 Mitarbeiter in der Kern­verwaltung ist es, die Gemeinde fit für die Zukunft zu machen und den Erwartungen der Bürger mit Blick auf ein unbüro­kratisches und service­freundliches Handeln stets gerecht zu werden.

In der Gemeindeverwaltung Fredersdorf-Vogelsdorf ist die Stelle als

Projektleiter Dokumenten­management­system (m/w/d)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit (39h/Woche) zu besetzen.

Die Stelle ist auf Grund eines Haushalts­beschlusses bis 30.06.2027 befristet.


  • Aufbau einer Projektstruktur und eines Projekt­managements zur Einführung eines DMS sowie die fachliche Begleitung der DMS-Einführung
  • Festlegung allgemeiner Grundsätze (Schrift­gutverwaltung, Dokumenten­ablage, Archivierungs­konzept, Löschkonzept, Digitalisierung)
  • Mitgestaltung der Prozesse in der Verwaltung und in den kommunalen Einrichtungen
    • Aufbau eines Prozess­kataloges
    • Erstellen eines Prozess­handbuchs
    • Optimierung der Abläufe in der Verwaltung
    • Beratung des Bürgermeisters und der Fachbereichs­leiter
  • Erstellung eines Katalogs für Vorlagen und Formulare im DMS
  • Ermittlung von Pilotbereichen und -prozessen in Abstimmung mit den Fachbereichs­leitern
  • Erstellen der für die Systemeinführung erforderlichen Konzepte, wie z.B.
    • Rechte- und Rollenkonzept
    • Schnittstellen­konzept (DMS-Anbindung zu Archikart, Allris, Datev, EuroWig, Avviso und weiteren)
    • Testkonzept
    • Archivierungs- und Löschkonzepte
    • Migrations-, Scan-(Posteingangs-) und Einführungs­konzepte
  • Koordination der Erstellung einer System- und Anwender­dokumentation
  • Schulung und Betreuung der DMS-Anwender

Eine Anpassung des Aufgaben­gebietes bleibt vorbehalten.


  • ein abgeschlossenes einschlägiges Studium (Diplom FH oder Bachelor) vorzugsweise mit informationstechnischem, betriebswirtschaft­lichem bzw. organisations- oder verwaltungs­bezogenem Schwerpunkt oder eine nachgewiesene langjährige, mit den Aufgaben­bereichen vergleichbare Berufs­erfahrung mit abgeschlossener einschlägiger Ausbildung
  • möglichst umfangreiche Berufserfahrung in der Einführung von DokumentManagement-Systemen
  • mehrjährige Berufserfahrung im Projekt- und Prozess­management in bzw. für öffentliche(n) Verwaltungen, idealerweise im Bereich des E-Governments
  • mindestens gute Kenntnisse im Bereich Informations­technik, Datenschutz und elektronische Akten
  • sichere Kenntnisse in der Anwendung von MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  • eine selbstständige, strukturierte, zuverlässige und lösungs­orientierte Arbeitsweise
  • Kommunikationsstärke, Konflikt­fähigkeit und Verhandlungs­geschick
  • eine sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks­fähigkeit
  • Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C 1 (GER)
  • ein einfaches eintragungs­freies polizeiliches Führungs­zeugnis (Einzureichen bei Vertrags­abschluss)

  • eine interessante, anspruchsvolle und krisensichere Tätigkeit in einer Verwaltung mit einer modernen IT-Ausstattung
  • eine tarifgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA), die Eingruppierung erfolgt nach persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9c, je nach Erfahrungsstufe beträgt das jährliche Gehalt zwischen 48.120,00 € und 66.315,00 € brutto inklusive der jährlichen tariflichen Sonderzahlung
  • ein zusätzliches leistungs­orientiertes Entgelt bei Zielerreichung
  • eine Zusatzversorgung über den Kommunalen Versorgungs­verband Brandenburg, welche eine zusätzliche Alter-, Erwerbs­minderungs- und Hinterbliebenen­versorgung in Form einer Betriebsrente sichert
  • 30 Tage Urlaub, 24.12. und 31.12. gelten als zusätzliche freie Arbeitstage
  • Möglichkeit zur Nutzung von Homeoffice
  • eine flexible Arbeitszeit­gestaltung im Rahmen der Gleitzeit
  • regelmäßige Weiterbildungen zur indivi­duellen fachlichen und persönlichen Weiter­entwicklung
  • Zuschuss zum VBB-Firmenticket
  • diverse Gesunderhaltungs­angebote wie z.B. regelmäßige Vorsorge­untersuchungen oder ein ergonomischer Arbeitsplatz
  • ein verkehrsgünstig gelegener Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe des S-Bahnhofes Fredersdorf
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