Jobbeschreibung
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m)
Campus Charité Mitte
Kennziffer: 4282 | Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Std./Wo.) | Eintrittsdatum: Ab sofort | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 28.02.2025
Arbeiten an der Charité
Als Assistenz der Pflegedirektion (m/w/d) der Charité sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin, das Team der Pflegedirektion und den Führungskräften der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit mit Tatkraft, Professionalität und Empathie. Wir sind ein innovatives, motiviertes und offenes Team. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und der Fähigkeit zum Priorisieren behalten Sie trotz herausfordernder Themenvielfalt stets den Überblick und freuen sich ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung im pflegerischen Bereich.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
- Zentrale Ansprechstelle für das Team der Pflegedirektion
- Selbstständige Korrespondenz zu vielfältigen Themen der Pflegedirektion
- Eigenverantwortliches Terminmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen
- Übernahme von Teilprojekten und Zuarbeit in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion
- Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z. B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)
- Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen)
- Materialbeschaffung und Verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe / nicht kaufmännische Freigabe)
- Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge)
- Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem
- Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter
- Personalverantwortung gegenüber Auszubildenden
- Pflege des Intranetauftritts des Pflege- und Funktionsdienstes
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung
- Berufserfahrung als Assistenz oder Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen
- Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
- Freundliches und sicheres Auftreten
- Selbstständiges und aktives Arbeiten im Team
- Gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Diskretion und Loyalität
- Engagierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Selbstverständnis als Dienstleisterin / Dienstleister
- Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert (Polypoint PEP, SRM)
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.