Jobbeschreibung
.... zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Fachabteilungsassistenz (m/w/d) für das Kinderhilfezentrum
für das Amt für Soziales und Jugend
Entgeltgruppe 06 TVöD
Das städtische Kinderhilfezentrum bietet Hilfe, wenn Eltern in schwierigen Lebenssituationen ihre Kinder nicht ausreichend versorgen können oder die Entwicklung und Gesundheit der Kinder oder Jugendlichen gefährdet ist. Ein erfahrenes Team aus den Bereichen Pädagogik, Hauswirtschaft und Verwaltung gehen auf die Bedürfnisse der Kinder, Jugendlichen und ihren Familien ein.
Wir orientieren uns bei unserem Handeln und in unserer Arbeitsweise an dem amtsweiten Leitbild, welches unsere Werte widerspiegelt: https://www.duesseldorf.de/jugendamt/wir.
- Sekretariats-/Assistenzaufgaben wie beispielsweise Bearbeitung der Post, Annahme und Bearbeitung von E-Mails sowie Schreiben, Erstellung von Schreiben nach Vorlage, Erstellen von Protokollen und Aktenmanagement
- allgemeine Verwaltungstätigkeiten (unter anderem Führen der Urlaubs- und Krankendatei sowie Pflege des online gestützten Abwesenheitsverwaltungssystems Pro-Time)
- Anwendung von Softwareprogrammen (MS- Office, HCM, SAP et cetera)
- Kommunikation mit den Mitarbeitenden des Kinderhilfezentrums in Bezug auf übergreifende Themen
- fertigen von Dienstreiseanträgen sowie Führung der Wiedervorlage
- Terminkoordination, Raumreservierung, Veranstaltungsorganisation, Bewirtung, Materialbestellung und Rechnungsprüfung.
- Verwaltungsfachangestellte*r, Kaufmann*frau für Büromanagement oder eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem der Sekretariatstätigkeit förderlichen Beruf
- freundliches kommunikatives Auftreten sowie eine service- und lösungsorientierte Haltung
- Teamfähigkeit und Verantwortungsbereitschaft
- strukturiertes, selbständiges und zielgerichtetes Arbeiten
- Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Engagement
- grundlegende IT-Kenntnisse, insbesondere im Bereich MS Office beziehungsweise die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen.
Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).
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