Jobbeschreibung
Mein Klient ist ein kleines, hochkarätiges und familiengeführtes Beratungsunternehmen im Herzen von Stuttgart. Die beiden Geschäftsführer haben exzellente Kontakte in Wirtschaft und Politik und legen großen Wert auf Professionalität und Teamgeist. Zur Unterstützung im Office-Alltag suche ich – wie immer in Direktvermittlung - eine strukturierte und motivierte
Assistenz (oder Refa) (m/w/d)
die sich in einem kleinen internationalen Umfeld mit 10 Mitarbeitern wohlfühlt.
In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie gemeinsam mit einer Kollegin die beiden Geschäftsführer bei der Organisation ihres Tagesgeschäfts. Dabei bringen Sie Ihre Erfahrung aus der klassischen Assistenz gewinnbringend ein. Mehr als die Hälfte der Zeit sind die Geschäftsführer innerhalb Europas unterwegs. Daher planen Sie mit Ihrer Kollegin die Reisen und viele Termine, Treffen und Events bis ins kleinste Detail.
Zu Ihren Aufgaben im Überblick:
- Organisation und Koordination: Terminplanung, Reisemanagement (inkl. internationaler Reisen) und Meeting-Vorbereitung
- Korrespondenz: Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken, Notizen sowie E-Mail-Korrespondenz in Deutsch und Englisch auch via Phonodiktat
- Büroorganisation: Postbearbeitung, Dokumentenmanagement und allgemeines Office-Management
- Unterstützung mit Weitblick: Selbstständige und vorausschauende Organisation, um das Tagesgeschäft der Geschäftsleitung reibungslos zu gestalten
Sie erwartet eine anspruchsvolle Aufgabe in einem Umfeld, das von hoher Professionalität und gleichzeitig familiärer Atmosphäre geprägt ist.
Sie sind eine teamorientierte Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Ausbildung, idealerweise als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Sekretär/in, Fremdsprachenkorrespondent/in oder Europasekretär/in, und bringen Erfahrung im klassischen Assistenzumfeld mit. Darüber hinaus überzeugen Sie durch:
- Eine präzise und zuverlässige Arbeitsweise, bei der Ihnen auch kleinste Details nicht entgehen
- Organisationsgeschick und die Fähigkeit, flexibel auf kurzfristige Änderungen zu reagieren
- Sicheren Umgang mit Word und Outlook sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten mit exzellenten Umgangsformen
Auch in stressigen Situationen behalten Sie den Überblick und sorgen dafür, dass alles nach Plan läuft. Mit Ihrer freundlichen und unkomplizierten Art gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer beiden Vorgesetzten, der Kolleg:innen und Geschäftspartner.
Mein Klient bietet Ihnen:
- Ein außergewöhnliches und spannendes Umfeld mit Themen, die nicht alltäglich sind
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem familiengeführten Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen
- Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in zentraler Lage mit bester Anbindung an den ÖPNV
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Teamarbeit großgeschrieben wird
- Flexible Arbeitszeiten (80–100 % je nach Wunsch) vor Ort in Stuttgart-Mitte