Jobbeschreibung
Die ÜSTRA Hannoversche Verkehrsbetriebe Aktiengesellschaft ist seit ihrer Gründung 1892 eines der führenden deutschen Nahverkehrsunternehmen. Rund 500.000 Fahrgäste nutzen täglich die Stadtbahnen und Busse in Hannover.
Für unseren Unternehmensbereiches Personal und Organisation suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen als
Unternehmensbereichsassistent*in
- Mündliche und schriftliche Kommunikation mit internen sowie externen Partnern für den Personalbereich
- Allgemeine Assistenzaufgaben: Seminar- und Dienstreiseabwicklung (Planung, Buchung, Abrechnung), manuelle Postbearbeitung, Zeitbeauftragte/r für den Unternehmensbereich, Ablageorganisation (analog und digital), Prüfung der zu unterschreibenden Schriftstücke auf formale Richtigkeit
- Vorsortierung des digitalen Posteinganges nach Dringlichkeit, ggf. Weiterleitung / Delegation / Terminüberwachung / Abarbeitung
- Unterstützung der wirtschaftlichen Prozesse (u.a. Kassenführung, Bestellung Büromaterial, Rechnung kontieren, Wareneingänge buchen)
- Terminerstellung und Koordination für den Unternehmensbereich
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Bewirtungsmanagement, Teilnahme an und Protokollierung von Sitzungen
- Erstellen von Präsentationen
- Eigenverantwortliche Sachbearbeitung von Geschäfts- und Vertragsangelegenheiten
- Organisation von Events (z.B. Jubilarfeiern, Weihnachtsfeiern, Workshops)
- Onboarding neuer Mitarbeitenden: Organisation der Abläufe u.a. Einarbeitungsplan, Materialbestellung inkl. Büromöbelbestellungen und Begleitung
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder -kommunikation) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Zusatzqualifikation zur Management-Assistenz wäre wünschenswert
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sehr guter Umgang mit der Standardsoftware MS-Office sowie MS Teams
Neben der fachlichen Qualifikation gehören Teamfähigkeit, ein Hohes Maß an Diskretion, Spaß am eigenverantwortlichen Arbeiten, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit ebenso zu Deinen Stärken, wie eine gute Kommunikationsfähigkeit.
Du bist offen für Veränderungen, bringst innovative Ideen mit und behältst dabei den ganzheitlichen Überblick. Ein gutes Zeitmanagement und Organisationstalent sind zur Erfüllung der Aufgaben unabdingbar.
- Betriebliche Altersversorgung
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Flexible Arbeitszeitmodelle (Telearbeit)
- Freifahrtberechtigung auf allen ÜSTRA Linien (auch für Deine Familie)
- Nutzung des Deutschlandtickets für 20 Euro im Monat
- Betriebsgastronomie
- Zeitwertkonto (Sabbatical)