Jobbeschreibung
Der Kommunale Immobilien Service (KIS), Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Der Kommunale Immobilien Service (KIS) als Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam betreut mit rund 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den kommunalen Immobilienbestand in den Bereichen Bauinvestitionen, Bauunterhaltung und Gebäude- sowie Dienstleistungsmanagement. Aktuell kümmert sich der KIS um 450 Einzelobjekte wie Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäude, Jugend- und Kultureinrichtungen, Feuerwachen und Sportanlagen, verwaltet im Auftrag der Landeshauptstadt Potsdam Erholungsgärten, Kleingartenflächen, Garagengrundstücke, landwirtschaftliche und sonstige Flächen und investiert in den kommenden vier Jahren über 350 Mio. Euro in die städtische Infrastruktur. Augenmerk liegt dabei auf dem nachhaltigen und energieoptimierten Bau und Betrieb der städtischen Liegenschaften.
Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam sucht für den Bereich Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit einen/ eine
Sekretär/ Sekretärin (m/w/d) der Bereichsleitung
Kennziffer 843.000.02
Büromanagement und Bürokommunikation, u.a.:
- Organisation des Ablaufs aller im Sekretariat anfallender Tätigkeiten
- Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges bzw. Postausganges
- Terminplanung, -vorbereitung und –kontrolle
- Ansprechpartner*in (m/w/d) für die Bereichsleitung in allen Sachfragen
- Vor- und Nachbereitung von Terminen, Workshops, Arbeitsbesprechungen inkl. Aufnahme und Erstellen von Protokollen
- Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
- Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien
- Beschaffung und wirtschaftliche Verwaltung von Büromaterial und Schriftgut
- fachgerechter, wirtschaftlicher und umweltgerechter Einsatz von Verbrauchs- und Arbeitsmitteln sowie deren Beschaffung und Entsorgung
Teilsachbearbeitung, u.a.:
- vorbereitende Zusammenstellung von fallbezogenen Vorgängen bei Fällen, die durch die Bereichsleitung geklärt werden
- Erteilen von Auskünften an Bürger und Bürgerinnen
- abgeschlossene Berufsausbildung als Fachangestellte*r (m/w/d) für Bürokommunikation, Bürokaufmann*frau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte*r (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellte*r (m/w/d)
- einschlägige Berufserfahrungen im genannten Aufgabengebiet
- Erfahrungen in der Organisation von Büroabläufen und Bürokommunikation
- sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Sprachniveau 1)
- selbständige, strukturierte Arbeitsweise
- Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
- Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
- Teamfähigkeit und Dienstleistungskompetenz
- Kommunikations- und Kooperationskompetenz
- hohe Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit beim Umgang mit sensiblen Informationen
- ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe 6, mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und monatlicher Bezuschussung eines VIP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebietes Potsdam AB
- Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
- optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
- ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- bis zu 50 % Mobile Work: „Entscheidend ist Ihr Arbeitsergebnis - nicht der Arbeitsort“
- Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten
- Team-Tage und weitere Mitarbeiter*innen-Events
- strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
- gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot