Jobbeschreibung
Künstliche Intelligenz ist die Zukunfts- und Schlüsseltechnologie und befähigt uns, die Herausforderungen der nächsten Jahrzehnte zu lösen. Nur wenn die deutsche Wirtschaft eine führende Position in der Wertschöpfung im Bereich KI schafft, kann sie ihre Wettbewerbsfähigkeit halten und nachhaltige und ethische Werte aktiv gestalten. Durch die Zusammenarbeit im Ökosystem gelingt diese Transformation – durch die Bündelung von Ressourcen. IPAI will diese Plattform darstellen. Wir bringen die Wertschöpfung im Bereich KI voran, vernetzen Anwendungs- und Transformationspartner und schaffen gemeinsame Use Cases. Dafür bauen wir den Ort, an dem Ideen neu gedacht werden, ausprobiert und neu gelernt werden darf. Alles mit dem Ziel, neue Geschäftsideen und -modelle durch KI-Lösungen zu entwickeln, basierend auf den Fundamenten Nachhaltigkeit, digitale Verantwortung und europäische Souveränität.In der Rolle als TeamassistentIn & Office ManagerIn arbeitest du eng mit dem Management Team und allen Fachbereichen zusammen. Du unterstützt und entlastest unsere TeamleiterInnen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst für reibungslose Abläufe in unserem IPAI Office. Als echtes Organisationstalent hältst du dem Team den Rücken frei. Du bist damit ein wichtiger Teil des Management Office Teams gemeinsam mit Natascha, Sophia und Carolin.
Du bist eine wertvolle Unterstützung bei Teamassistenz- und Office-Management-Aufgaben:
- Du verantwortest die Planung und Koordination von wichtigen internen und externen Meetings, wie z.B. Kundentermine, Vorstellungsgespräche etc., inkl. Vor- und Nachbereitung
- Du bist die erste Anlaufstelle für das Team für alle administrativen Aufgaben wie z.B. Raumbuchungen, Catering, Dienstreisen, Buchungsprozessen o.ä.
- Du wirkst bei der Erstellung von Präsentationen mit (Recherche, Quality Checks etc.)
- Du übernimmst die Planung von Teamevents und Veranstaltungen
- Du verantwortest das Office Management inkl. wichtiger Bestellungen rund um Catering, Technik, Büromaterial etc.) in unseren Büro-Räumlichkeiten uns bildest die Schnittstelle zu externen und internen Dienstleistern
- Du unterstützt bei der Pflege von internen Datenbanken und Online-Tools (wie. z.B. die Datenerfassung in unserem CRM-System, Newsletter-Versand, Webseite, Sammelpostfächern usw.)
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d), o.ä.)
- Du konntest bereits relevante Berufserfahrung als Teamassistenz, Office ManagerIn oder in einem Sekretariat in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld sammeln
- Du kommunizierst sicher, professionell und modern und entsprechend des jeweiligen Settings
- Dich zeichnen eine selbstständige und schnelle Arbeitsweise, dein großes Organisationstalent, Diskretion und dein Auge fürs Detail aus
- Du denkst immer mit, kannst gut priorisieren und lässt dich so schnell nicht aus der Ruhe bringen.
- Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Mehr Informationen zum IPAI findest du auf unserer Website: https://ip.ai