Jobbeschreibung
Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungszentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesellschaft, ein klimaschonendes Energiesystem und ressourcenschützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten Forschungszentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!
Als Mitglied in unserem administrativen Team sind Sie ein unverzichtbarer Teil des Institute of Energy Technologies – Grundlagen der Elektrochemie (IET-1) und helfen den Wissenschaftler:innen bei ihrer zukunftsorientierten Arbeit an innovativen Lösungen für die nachhaltige Energieversorgung. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Kommunikationsstärke tragen Sie zur effizienten Unterstützung der Abteilungsleitungen bei und fördern die Zusammenarbeit im Institut und Forschungszentrum. Hier erfahren Sie mehr über unsere Mission und zukunftsweisenden Projekte: go.fzj.de/iet-1.
Verstärken Sie diesen Bereich als
Administrative:r Assistent:in / Office Manager:in (w/m/d)
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Institutsbereichsleitung und die Abteilungsleitungen
- Administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragsteller:innen sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Informations- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen
- Planung, Organisation und Begleitung von internen und externen Meetings, Terminen und Workshops sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Herstellung und Aufbereitung von Vortragsmaterialien, auch in englischer Sprache
- Erledigung von deutscher und englischer Korrespondenz (telefonisch, per E-Mail und Post) sowie Kommunikation mit Mitarbeitenden in deutscher und englischer Sprache
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
- Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung; alternativ ist ein Abschluss als staatlich anerkannte:r Fremdsprachensekretär:in oder eine gleichwertige Qualifikation bzw. ein Nachweis der Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) oder ein vergleichbarer Abschluss wünschenswert
- Alternativ: eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung, Fremdsprachen oder Eventmanagement
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Sicherer Umgang mit den gängigen PC-Anwendungsprogrammen, insbesondere mit MS Office
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Sehr sorgfältiger Arbeitsstil und eine strukturierte und systematische Arbeitsweise
- Ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen, vertrauenswürdigen Zusammenarbeit sowie verbindliche Umgangsformen
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
Auch wenn Sie sich nicht zu 100 % in dieser Stellenausschreibung wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wir möchten, dass Sie als Person zu uns passen, nicht nur Ihr Profil.
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z. B. an maximal zwei Tagen pro Woche im Homeoffice
- Flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah (go.fzj.de/vollzeitnah) ausgeübt werden kann
- 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
- Abwechslungsreiche Tätigkeit: spannende, interdisziplinär angelegte Aufgaben in einem dynamischen Themenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
- Ein inspirierendes Arbeitsumfeld in einem engagierten Team: Arbeiten Sie in einem offenen, wertschätzenden und internationalen Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung großschreibt
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie eine Betriebssportgemeinschaft mit vielfältigen Angeboten
- Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
- Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik: Wir bieten u. a. (mobile) Eltern-Kind-Büros, Ferienkurse für die Kinder unserer Mitarbeitenden und Unterstützung durch die Kolleg:innen der Stabsstelle „Büro für Chancengleichheit“
- Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
- Wir begleiten Sie von Beginn an: Neuen Kolleg:innen erleichtern wir den Start u. a. durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide (go.fzj.de/willkommen)
Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.
Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppen 5–9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.
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