Jobbeschreibung
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Wir suchen für die Stabsabteilung “GSI & FAIR Gremien und Komitees” zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz im Eventmanagement
Kennziffer: 25.09-9120
- Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsführung mit einem internationalen Teilnehmendenkreis und erster Kontakt für unsere Partner*innen und Sitzungsteilnehmer*innen in allen organisatorischen Belangen.
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
- Bestellung von internen und externen Dienstleistungen wie z. B. Reisebuchungen, Bewirtung, Raumausstattung, Hotelzimmerkontingente, inkl. Einholen von Angeboten, Erstellung von Warenkörben in SAP und abschließende Rechnungsprüfung
- Korrespondenz mit unseren Partnern*innen/Sitzungsteilnehmer*innen in englischer Sprache
- Durchführung von Recherchen
- Raumvorbereitung und -nachbereitung in Zusammenhang mit Sitzungen, sowie organisatorische Sitzungsbegleitung
- Reisekostenabrechnungen
- Pflege und Erstellung von Listen und Übersichten in Zusammenhang mit Sitzungen (Transfer-/Hotel-/Teilnehmer-/Terminlisten).
- Abitur oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Sie verfügen über Erfahrung im geschäftsführungsnahen Assistenzbereich, idealerweise waren Sie bereits im Eventmanagement tätig
- Kommunikative Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung bei der Arbeit mit Microsoft Office-Programmen
- Affinität zum eigenständigen, methodischen und strukturierten Arbeiten
- Bereitschaft und Fähigkeit zur Teamarbeit
- Sie sind serviceorientiert; höfliche Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
- Sie haben ein gepflegtes Äußeres und sind versiert im Umgang mit Kund*innen.
eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung.
Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
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