Jobbeschreibung
Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klimafolgen und nachhaltige Entwicklung. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozialwissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.
Für den wissenschaftsunterstützenden Bereich des FutureLabs Social Metabolism and Impacts sucht das PIK zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Team- und Projektassistenz (m/w/d)
(Stellenausschreibungsnummer: 02-2025 Projektassistenz FL)
Die Stelle ist vorerst befristet auf 2 Jahre mit Option zur Verlängerung. Die Vergütung erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen Voraussetzungen mit Entgeltgruppe 8 TV-L Brandenburg. Vorgesehen ist eine Arbeitszeit von 30 Stunden/Woche (Teilzeit).
- Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der FutureLab Leitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten,
- Administrative Begleitung von Drittmittelprojekten,
- Vertretung des Labs in institutsweiten administrativen Treffen,
- Unterstützung der CLARS und DKT Projektleitung bei Finanz- und Ressourcenplanung sowie bei der Überwachung der Budgetvorgaben für das Projekt,
- Monitoring der CLARS und DKT Projektziele (Termin-, Leistungs- und Kostenziele),
- Unterstützung bei der Anfertigung von Zwischen- und Endberichten im CLARS und DKT Projekt,
- Korrespondenz mit in- und externen Personen in englischer und deutscher Sprache,
- Organisation von wissenschaftlichen Fachveranstaltungen, Workshops und Konferenzen,
- Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats,
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings,
- Dienstreiseorganisation sowie Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen,
- Erfassung der Publikationen und weiterer Leistungen des Labs,
- Aktualisierung der Webseite des Labs.
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann / -frau für Büromanagement, Projektmanagement oder vergleichbar,
- einschlägige Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement / Sekretariat, idealerweise in wissenschaftlichen Einrichtungen,
- sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift,
- sehr gute Computerkenntnisse im MS Office Bereich (insbesondere Word, Excel, PowerPoint).
Wir erwarten von Ihnen:
- eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative,
- methodisches und systematisches Vorgehen,
- strukturiertes und zielorientiertes Denken,
- die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten,
- Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze,
- Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation,
- Teamfähigkeit und organisatorisches Geschick.
- die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team,
- ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin,
- die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50 % der Arbeitszeit) zu arbeiten,
- ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschland-Ticket Job.