Jobbeschreibung
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Assistentin / Assistent (d/w/m) Vorstand Personal und Pflege
Campus Charité Mitte
Kennziffer: 4023 | Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Std./Wo.) | Eintrittsdatum: Ab sofort | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 31.01.2025
Arbeiten an der Charité
Der Vorstandsbereich Personal und Pflege vereint die beiden großen Bereiche Personal und Pflege und verschiedene Stabs- und Expertenstellen. Das Vorstandsbüro ist Anlaufpunkt für Belange von internen und externen Kommunikationspartnern. Die hohe Anzahl an unterschiedlichen Themenkomplexen erfordert ein außergewöhnliches Organisationsgeschick und bietet ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum. Das Team des Vorstandsbüros Personal und Pflege besteht aus 2 Assistenz- und einer Position einer Referentin / eines Referenten.
Ihr Aufgabengebiet umfasst im wesentlichen Assistenzaufgaben auf Vorstandsebene, aber auch allgemeine Verwaltungsarbeiten und hat eine wichtige Schnittstellen- und Ansprechpartnerfunktion.
Zu den Verantwortlichkeiten gehören insbesondere das Terminmanagement, die Koordination und Priorisierung von Vorstandsaufträgen, Informationsflüssen und Prüfung von internen und externen Anfragen.
Im Detail erwarten Sie die folgenden Aufgabenbereiche:
- Terminmanagement - Sie koordinieren teils sehr komplexe Termine mit einem hohen Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit; dazu gehören auch die Vor- und Nachbereitung und Nachverfolgung (Vorbereitung von Unterlagen, Terminbegleitung / Protokollierung).
- Sie übernehmen die Bürokoordination inkl. Reiseplanung, Raumbuchung, Bewirtung.
- Sie managen Aufgaben und Informationen eigenständig, halten aktuelle Aufgaben nach und priorisieren diese.
- Sie übernehmen Verantwortung insbesondere bei der internen und externen Repräsentation der Charité gegenüber verschiedenen Stakeholdern.
- Sie arbeiten an diversen Projektthemen, sowohl in der Zuarbeit als auch in der Unterstützung.
- Sie unterstützen bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen bzw. Projekten.
- Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch Flexibilität aus und haben Spaß am Koordinieren verschiedener Aufgabengebiete.
- Sie sind motiviert, übernehmen gerne die Verantwortung für die Ihnen übertragenen Aufgaben und arbeiten sich gern in neue Themengebiete ein.
- Sie arbeiten gerne mit Menschen und begegnen Ihnen freundlich und respektvoll.
Für uns sind folgende Kenntnisse und Kompetenzen wichtig:
- Sie verfügen über eine mehrjä (vhrige Erfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld (Vorstands- bzw. Geschäftsleitungsebene), idealerweise im medizinischen oder universitären Kontext gerne auch mit Bezug zu Abläufen der Personalverwaltung.
- Sie arbeiten eigenständig und verfügen über ein analytisches Denkvermögen.
- Schnelle und effektive Priorisierung von Aufgaben, analytische Zielorientierung und sehr gute Problemlösungskompetenz bei großem Zeitdruck gehören zu Ihren Stärken.
- Sie bringen sehr gute Kenntnt sind von Vorteil.
- Offenheit und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabengebietenisse von MS Office 365orrangig: Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) mit, Kenntnisse in Sharepoi und Aneignung neuer Arbeitsweisen sind für Sie selbstverständlich.
- Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift und verfügen darüber hinaus über gute Englischkenntnisse
- Sie zeichnen Sie aus durch ausgeprägte Sozialkompetenz, sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen.
- Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Loyalität, Flexibilität runden Ihr Profil ab.
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.