Jobbeschreibung
Das Shared Service Center ist ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen, das seit seiner Gründung im Jahre 1997 Leistungen für eine der großen gemeinnützigen Stiftungen Europas und deren Verbundorganisation, die aus zehn Unternehmen mit etwa 450 Mitarbeitenden besteht, erbringt.
Die Einheit sorgt durch ihre Services in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Human Resources, Immobilien-/Gebäudemanagement und IT für eine reibungslose Prozessabwicklung, versteht sich als Kompetenzzentrum und gibt Richtlinien vor.
Das Shared Service Center beschäftigt derzeit über 50 Mitarbeitende und hat seinen Sitz in der Rhein-Neckar-Region.
Das Shared Service Center wird derzeit von einem Einzel-Geschäftsführer geleitet. Durch die Neuorganisation der Stiftung und des Verbunds und des damit einhergehenden Transformationsprozesses hat der Umfang der Aufgaben zugenommen, so dass die Position eines/er zweiten Geschäftsführer*in geschaffen wird.
Der/die Stelleninhaber*in wird zunächst die Hauptverantwortung für zwei der Bereiche, übernehmen und dort primäre/r Ansprechpartner*in sein. In allen anderen Tätigkeitsfeldern wird er/sie eine Stellvertreterrolle haben und Verantwortung für Einzelprojekte übernehmen.
IT
Versorgung des gesamten Verbundes mit der notwendigen IT-Infrastruktur, Betreiben von zwei Rechenzentren, Sicherstellen der Cyber-Security, Datenmanagement, Einführung neuer Softwaresysteme.
Immobilien- und Gebäudemanagement
Ansprechpartner in den Bereichen Facility Management, Garten- und Landschaftsbau und Steuerung des Veranstaltungsmanagements. Instandhaltung, Wartung und Verwaltung des denkmalgeschützten Stiftungsgebäudes sowie weiterer Objekte.
Human Resources
Beratung und Betreuung der Verbundunternehmen und -organisationen in allen Phasen des Employee Lifecycles und in allen Fragestellungen rund um das Beschäftigungsverhältnis, insbesondere die Personalbetreuung, Personalabrechnung, Personalentwicklung und das Arbeitszeitmanagement.
Finanz- und Rechnungswesen
Die Position umfasst das externe Rechnungswesen (Jahresabschlüsse) incl. der laufenden Buchhaltung sowie das interne Rechnungswesen (Controlling und Quartalsabschlüsse). Das Controlling enthält vertiefte Berichterstattungen, die die Gemeinnützigkeit beinhaltet und eine weitgehende Informationstransparenz für die Geschäftsführung und die Gesellschafter schafft.
Neben den fachlichen Aufgaben werden weitere Tätigkeitsschwerpunkte sein:
- Weiterentwicklung der Organisation
- Ausbau des Reportings für die Geschäftsführung und die Gesellschafter
- Weitere Prozessoptimierung bzgl. Effizienz und Kosten
- Optimierung des Schnittstellenmanagements
- Überzeugende Vertretung der Interessen der Einheit Shared Services
- Berichterstattung in Ausschüssen / Beirat
Die Position umfasst verschiedene Fachbereiche, insofern sind Vorerfahrungen aus jedem dieser Bereiche wertvoll, in jedem Fall bedarf es aber ausreichender Kenntnisse im Controlling/Rechnungswesen. Idealerweise hat der/die Kandidat*in bereits Erfahrung aus einer verantwortlichen Position in einem Shared Service Center.
Da die direkten Leistungsabnehmer überwiegend Non Profit Organisationen sind, ist ein Verständnis für diesen Sektor wichtig.
Die Aufgabe hat eine große Führungsspanne, deshalb ist es unabdingbar, dass der/die Kandidat*in Führungserfahrung hat, Mitarbeitende wertschätzend führt und motivieren kann.
Der/die Stelleninhaber*in wird in dieser Position Schnittstellen zu zahlreichen Bereichen der Stiftung und der Verbundunternehmen haben. Insofern sind exzellente Kommunikationseigenschaften und hohe soziale Kompetenz erforderlich.
Das Shared Service Center ist Dienstleister als auch zugleich Kompetenzzentrum und Richtliniengeber. Der/die Geschäftsführer*in muss in diesem Spannungsfeld eine gute Balance finden zwischen den Interessen des Shared Service Centers und dem Funktionieren der Gesamtorganisation.
Die Tätigkeit in einem Familienunternehmen setzt Vertrauenswürdigkeit, Integrität, Loyalität und Diskretion voraus.
Der/die Kandidat*in muss ein Studium oder eine adäquate Ausbildung, bevorzugt in Wirtschafts- oder Rechtswissenschaften erfolgreich abgeschlossen haben. Ein/e Jurist*in muss über fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen.
- Wirtschaftlich gesundes Unternehmen, das eine langfristige Perspektive bietet
- Tätigkeit für eine Stiftung mit hoher Relevanz
- Kultur eines Familienunternehmens mit kurzen Entscheidungswegen
- Wertschätzender Umgang
- Attraktives Vergütungspaket