Jobbeschreibung
Beim Ministerpräsidenten des Landes Schleswig-Holstein – Vertretung des Landes Schleswig-Holstein beim Bund in Berlin – ist zum 1. März 2025 die Stelle als
Leitungsassistenz (m/w/d) im Büro der Staatssekretärin und Bevollmächtigten des Landes Schleswig-Holstein beim Bund
auf Dauer in Vollzeit oder Teilzeit zu besetzen.
Über uns:
Die Vertretung des Landes Schleswig-Holstein beim Bund in Berlin gehört als organisatorischer Bestandteil zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten (Staatskanzlei) und versteht sich als „Botschaft“ des Landes Schleswig-Holstein in Berlin. Zentrale Aufgabe der Vertretung ist es, die schleswig-holsteinischen Interessen im föderalen System der Bundesrepublik Deutschland zu vertreten.
Darunter fallen die Arbeit im Bundesrat, die Betreuung von Besuchergruppen und die Organisation von Veranstaltungen.
- Kalender- und Terminmanagement: Koordinierung von Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen, Verwaltung des Terminkalenders und Priorisierung von Terminanfragen
- Post- und E-Mail-Bearbeitung: Sichtung, Priorisierung und Weiterleitung eingehender Korrespondenz
- Ablage und Dokumentenmanagement: Pflege von Akten und Datenbanken (digital und analog), Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen und Besprechungen
- Protokollführung: Erstellung von Protokollen bei Sitzungen und Besprechungen, Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen
- Reiseplanung und Reiseorganisation: Planung, Organisation (Buchung von Reisen, Unterkünften und Planung des Fahrdienstes etc.) und Abrechnung von Dienstreisen
- Vertretungs- und Sonderaufgaben: Unterstützung der Leitungsassistenzen der Staatskanzlei (Ministerpräsident und Minister) und der Leitungsebenen der Ministerien, Vertretung der Assistenz des Dienststellenleiters
- Technische Assistenz und Koordination: Unterstützung bei der Einrichtung und Nutzung von digitalen Tools und Plattformen (z. B. Videokonferenzsoftware), Verwaltung von Zugriffsrechten und Benutzerkonten
- Besuchermanagement: Organisation von Besuchen interner und externer Funktionsträger aus Politik und Gesellschaft, Planung und Betreuung von politischen Bildungsfahrten
- Sonstige Sekretariatsaufgaben: Inhaltliche Vorgangsbearbeitung nach Vorgabe; Zusammenführung und Vorlage notwendiger Vermerke und Terminunterlagen aus den Fachreferaten, Abwesenheits- und Urlaubsübersicht der Staatssekretärin sowie des Leitungsbüros
- Content-Erstellung und Content-Management: Unterstützung bei der Planung und Erstellung von Social-Media-Beiträgen, redaktionelle Betreuung und Versand des Newsletters „Berlin-Brief“
- Troubleshooting: Erste Anlaufstelle bei technischen Problemen (z. B. mit Laptops, Smartphones)
- Ad-hoc-Aufgaben: Besorgen von Unterlagen, Präsenten oder kurzfristigen Notwendigkeiten, Unterstützung in Ausnahmesituationen, z. B. bei kurzfristigen Planänderungen
Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle sind:
- Die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste oder
- Eine kaufmännische Ausbildung in einem für den Aufgabenbereich relevanten Beruf oder mehrjährige Berufserfahrung als Assistenzkraft
- Ein sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware sowie digitalen Tools und Plattformen
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikation
Zudem sind wünschenswert:
- Eigeninitiative und hohe Verantwortungsbereitschaft
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und soziale Kompetenz
- Sicheres Auftreten und Teamfähigkeit
- Selbstständiges, zuverlässiges Arbeiten auch unter Belastung
- Durchsetzungsvermögen und eine sehr gute Auffassungsgabe
- Sehr gute Umgangsformen
- Interesse an bundes- und landespolitischen Themen und eine Affinität zum Bundesland Schleswig-Holstein
- Kenntnisse in der Anwendung des Dokumentenmanagementsystems VIS
- Gute Kenntnisse in der englischen Sprache
Bei Vorliegen der beamtenrechtlichen und stellenmäßigen Voraussetzungen kann eine Besoldung bis zur Besoldungsgruppe A 8 SHBesO erreicht werden. Bei einer Tätigkeit im Beschäftigtenverhältnis ist bei Vorliegen der tarifrechtlichen und persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L möglich. Bei Vorliegen der Voraussetzungen kann die Zahlung einer Zulage geprüft werden.
Darüber hinaus bieten wir:
- Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem kreativen Arbeitsumfeld
- Ein vielfältiges und gemeinwohlorientiertes Aufgabenspektrum
- Flache Hierarchien und ein motiviertes Team
- Ein kollegiales Arbeitsklima
- Ein vielseitiges Angebot in- und externer Fortbildungen
- Individuelle Personalentwicklung
- Ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL)
- Eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit, mobil und flexibel (bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche) zu arbeiten
- Ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement
- Aufgrund der zentralen Lage der Landesvertretung eine gute Anbindung an den ÖPNV sowie
- Ein vergünstigtes Firmenticket für die Nutzung des ÖPNV
Wir freuen uns auf Sie!
Die Landesregierung setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein und prüft, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, insbesondere mit bei der Agentur für Arbeit arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir möchten die Vielfalt der Biografien und Kompetenzen in der Landesverwaltung fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben. Gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache.
Wir streben in allen Beschäftigtengruppen eine chancengleiche Beteiligung von Frauen an. Daher werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentation bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Landesregierung. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerberinnen und Bewerber besonders angesprochen.
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