Jobbeschreibung
Um die Position Deutschlands als einer der weltweit führenden Innovations- und Technologie-Standorte zu sichern und auszubauen, ist der Zugang zum Glasfasernetz für alle und überall ein Muss.
Wir von UGG sehen es als unsere Mission und Aufgabe, Deutschlands Glasfasernetz entscheidend voranzubringen und ultraschnelles Highspeed-Internet auch in ländlichen Gebieten verfügbar zu machen. Auf diese Weise tragen wir entscheidend dazu bei, neue Möglichkeiten zu eröffnen, wie wir miteinander kommunizieren, arbeiten und unser Leben nach persönlichen Vorstellungen gestalten. Dafür suchen wir erfahrene und hochmotivierte Mitarbeiter:innen, die unsere Leidenschaft teilen und ihren Beitrag leisten wollen, unsere Mission als Deutschlands erstklassiger und nachhaltiger Glasfasernetzanbieter zu verwirklichen.
Du suchst ein vielseitiges Arbeitsumfeld und spannende Einblicke in die Arbeit eines innovativen Glasfaserunternehmens? Als Team Assistenz (m/w/d) bist Du die zentrale Anlaufstelle für die organisatorischen und administrativen Aufgaben innerhalb unseres CTIO-Teams. Du unterstützt unserTeam und den Personal Assistant des Geschäftsführers, damit die täglichen Aufgaben reibungslos ablaufen und sorgst dabei für einen effektiven Büroalltag, damit sich das Team voll auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.
- Kommunikationsschnittstelle: Zentrale:r Ansprechpartner:in im CTIO-Team und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsaustauschs zwischen den Teammitgliedern und anderen Abteilungen
- Reiseplanung und Organisation: Verantwortlich für die komplette Reisebuchung des CTIO-Teams – von der Flug- und Hotelbuchung bis hin zur Reisekostenabrechnung
- Vertragsmanagement: Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Verträgen sowie Sicherstellung der fristgerechten Unterzeichnung
- Dokumentenerstellung und -pflege: Erstellung und Bearbeitung wichtiger Dokumente in deutscher und englischer Sprache, Sicherstellung der Aktualität
- Team- und Eventorganisation: Organisation von Meetings, Workshops und Events – von der Raum- und Cateringbuchung bis hin zur Bereitstellung der benötigten Technik und Ausstattung
- Koordination von Partnermeetings: Planung und Organisation von Meetings mit Partnern und Dienstleistern zur Förderung einer effizienten Zusammenarbeit
- Datenpflege: Pflege und Aktualisierung der CTIO-Verteilerlisten zur Gewährleistung eines optimalen Informationsflusses im Team
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Idealerweise Erfahrung mit Kalender- und Reisemanagement-Software
- Hohe Organisationsfähigkeit und exzellente Zeitmanagement-Skills
- Selbstständige Arbeitsweise und Teamfähigkeit
- Kommunikationsstärke und gute Ausdrucksfähigkeit
- Ausgeprägte Serviceorientierung und strukturiertes Arbeiten
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Kein 100% Fit? Du bist aber ein echter Macher oder eine echte Macherin? Wir bieten auch motivierten Quereinsteiger*innen eine Chance!
Bei gleicher Eignung werden Bewerber:innen mit einer Schwerbehinderung bevorzugt berücksichtigt.
- Unternehmenskultur: Bei UGG leben wir eine dynamische Unternehmenskultur in einem internationalen Umfeld
- Hybrides Arbeitsmodell: Wir bieten Dir einen guten Mix aus Remote-Work und Arbeiten im Büro
- Arbeitsumgebung: Unsere Büroräume (Open-Space mit Desksharing Modell) sind modern und ergonomisch ausgestattet (2021 komplett renoviert). Allen Mitarbeiter:innen werden state-of-the-art ausgestattete Laptops und Smartphones zur Verfügung gestellt
- Verpflegung: Kostenlose Kaffee- und Teespezialitäten sowie Wasser stehen Dir jederzeit zur Verfügung ebenso wie frisches Obst
- Weiterbildungsmöglichkeiten: Du hast die Möglichkeit an individuellen Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen
- Urlaub: Wir bieten 30 Urlaubstage im Jahr und schenken Dir außerdem zwei ganz besondere Tage on top: Den 24.12. und den 31.12.
- Digitale Essensmarken: Unsere Mitarbeiter:innen erhalten einen monatlichen Verpflegungszuschuss