Jobbeschreibung
Die Universität Stuttgart gehört mit mehr als 6.000 Beschäftigten, 260 Professorinnen und Professoren, 3.800 studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften zu den bedeutenden Arbeitgebern in der Region Stuttgart. Den rund 22.000 Studierenden stehen an der Universität Stuttgart über 160 Studiengänge offen. Damit zählt die Universität Stuttgart zu den großen der neun Universitäten des Landes Baden-Württemberg. Gegründet 1829, kennzeichnet die frühere Technische Hochschule heute ein interdisziplinäres Profil mit Schwerpunkten in den Natur- und Ingenieurwissenschaften und eine herausragende Stellung als weltweit vernetzte Forschungsuniversität.
Das Höchstleistungsrechenzentrum Stuttgart (HLRS) ist Deutschlands erstes Bundeshöchstleistungsrechenzentrum. Es betreibt einen der schnellsten Supercomputer der Welt und bietet Universitäten und Forschungseinrichtungen als auch industriellen Partnern die Nutzung von Höchstleistungsrechnern an. Weiterhin nimmt das HLRS in den Forschungsbereichen Paralleles Rechnen, Cloud Computing sowie Big Data und Künstliche Intelligenz weltweit eine Spitzenposition ein und ist maßgeblich an internationalen und nationalen Forschungsprojekten beteiligt.
Die Abteilung Verwaltung des HLRS betreut aktuell mehrere nationale (MWK, BMBF, DFG) und europäische Projekte (HEU, EuroHPC Joint Undertaking) und sucht hierfür zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen
Mitarbeiter:in für die Verwaltung der Projektfinanzen
(m/w/d, bis zu TV-L 9a, 100 %)
HLRS_01_2025
Sie arbeiten eng mit den Projektleitern*innen und Projektbeteiligten zusammen und legen eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise an den Tag und organisieren Ihre Arbeitsabläufe unter Einhaltung von projektbezogenen Fristen.
Die Drittmittelverwaltung umfasst insbesondere:
- Begleitung von Projektanträgen über die Budgetüberwachung bis hin zu Aufstockungen und Projektabrechnungen,
- Verständnis für die Regelungen und Vorschriften für die Forschungsförderung und Zuwendungsbescheide,
- Personalkostenkalkulationen sowie Personalplanung zusammen mit den Projektleitenden,
- eigenständige Erstellung von Mittelabrufen, Mittelumwidmungen sowie Mittelverschiebungen,
- Belegbuchungen im zentralen Rechnungssystem der Universität Stuttgart sowie im SAP des HLRS,
- Bearbeitung von Reisekostenanträgen, Abschlagzahlungen und Abrechnungen,
- Projektcontrolling und Budgetverantwortung.
Wir erwarten von Ihnen folgendes Profil:
- abgeschlossene Berufsausbildung mit Berufserfahrung oder ausgewiesene Berufserfahrung auf vergleichbarer Stelle
- Erfahrung in der Abwicklung von Projekten und Projektfinanzen, idealerweise im Wissenschaftsbetrieb einer Universität oder außeruniversitären Forschungseinrichtung
- Kenntnisse der kaufmännischen Buchhaltung, idealerweise SAP oder Bereitschaft SAP zu erlernen (Weiterbildungen werden ermöglicht und explizit unterstützt)
- Gute MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
- Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit
- Sie arbeiten terminorientiert, selbstständig und pragmatisch
- gute Deutschkenntnisse
Ihr Profil wird idealerweise ergänzt durch:
- gute Englischkenntnisse
- Lösungsorientierte Arbeitsweise
- Erfahrung mit dem Projektverwaltungstool ProfiOnline des Bundes
- Erfahrung mit der Antragsstellung in Easyonline des Bundes
- Erfahrung in der administrativen Begleitung von Forschungsanträgen beim Bund, Land oder der EU
- Offenheit und Neugierde auf neues Wissen
- Erfahrung bei der Erstellung und Nutzung von Makros in Excel
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten als Schnittstelle zwischen der Verwaltung des HLRS und den Fachabteilungen
- Spannende Einblicke in wissenschaftliches Arbeiten und das Management von Forschungsprojekten
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitmodell und der Möglichkeit von Freizeitausgleich zusätzlich zu den regulären 30 Tagen Urlaub
- Attraktive Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes
- Zuschuss von 25 € monatlich zum öffentlichen Nahverkehr sowie Möglichkeit des Job-Bike-Leasing
- vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Sportangebote der Universität Stuttgart– Weiterbildungen werden explizit unterstützt und gefördert
- Eine Anstellung nach den Vorschriften des TV-L mit einer Vergütung abhängig von Ihren persönlichen Voraussetzungen und der daraus resultieren Aufgabenstellung bis TV-L 9a.
Es handelt sich um eine Stelle im nichtwissenschaftlichen Bereich. Die Einstellung erfolgt anteilig
- zu 50 % unbefristet und
- zu 50 % befristet gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zunächst bis zum 31.12.2026. Die Befristung ist an die Verfügbarkeit der Drittmittel gebunden. Eine Weiterbeschäftigung wird im Rahmen von Folgeprojekten angestrebt.