Jobbeschreibung
JP Rechtsanwälte ist eine in Köln ansässige Wirtschaftskanzlei, die sich durch einen international fokussierten Boutique-Ansatz von anderen Kanzleien unterscheidet. Der Schwerpunkt unserer Beratung liegt in den Bereichen Gesellschaftsrecht, Mergers & Acquisitions, Handelsrecht, Kapitalmarktrecht und Immobilienwirtschaftsrecht.
Wir suchen nächstmöglich unbefristet und in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 32 Stunden) eine
Partner-/Teamassistenz - Büromanagement (m/w/d).
Sie unterstützen die (Partner-) Anwälte im Tagesgeschäft in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen, bei Interesse auch bei rechtlichen Fragestellungen:
Allgemeine Empfangs-, Sekretariats- und Bürotätigkeiten
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Erstellung, Formatierung, Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten mittels MS Office
- Führen der Mandatsakten, Ablage von elektronischen und physischen Dokumenten, Überwachung der Wiedervorlagen und Fristen
- Telefonate, auch mit Mandanten, Gerichten, Ämtern und Behörden
- Gästeempfang und Bewirtung
Kaufmännische Aufgaben
- Bearbeitung und Zahlung der eingehenden Rechnungen
- Erstellung von Bewirtungs- und Reisekostenabrechnungen
- Leistungserfassung, Aktenabrechnung, Kostennotenerstellung und -verrechnung
- Überwachung von Zahlungseingängen, Mahnwesen
- Buchhaltungsvorbereitung
Büromanagement
- Koordination grundlegender Organisations- und Kommunikationsabläufe
- Kontaktperson für externe Dienstleister wie Steuerberater, IT-Unternehmen, Lieferanten
- Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Organisation von Veranstaltungen wie Betriebsausflug und Weihnachtsfeier
HR
- Führen der Personalakten
- Vorbereiten der Unterlagen für die externe Erstellung der Gehaltsabrechnungen
- Betreuung von studentischen Aushilfskräften
- Bearbeitung eingehender Bewerbungen
- Überwachung von Kündigungsangelegenheiten, Erstellung von Arbeitszeugnissen
Sie bringen mit
- Fundierte Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Freundliches Auftreten
- Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise, Engagement
- Vertrauenswürdigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit
- Routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gutes Kommunikationsgeschick in Wort und Schrift in deutscher Sprache
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe
- Sorgfältige Einarbeitung
- Offene Atmosphäre mit kurzen Kommunikationswegen, schnellen Entscheidungsprozessen sowie ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum
- Sicherer Arbeitsplatz in einer erfolgreichen kleinen Einheit mit attraktiver Vergütung
- Deutschlandticket als Jobticket
- Betriebliche Altersvorsorge im Rahmen einer Direktversicherung durch Gehaltsumwandlung
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Option nach Absprache
- Eine Kanzlei im Herzen von Köln mit sehr guter Anbindung an den ÖPNV