Leitung Wissenschaftsadministration/ Head of Science Administration (m/w/d)

Jobbeschreibung

Das CISPA - Helmholtz-Zentrum für IT-Sicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes im Rahmen der Helmholtz-Gemeinschaft. Es erforscht die Informationssicherheit in all ihren Facetten.

Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen u Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft. Das CISPA befindet sich seit seiner Aufnahme in die Helmholtz Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF) in 2019 im steten Aufbau.

Wir suchen eine Führungspersönlichkeit mit exzellenten kommunikativen Kompetenzen und einem Blick für strategische Fragestellungen. Sie sind als Bereichsleitung für die Personalbeschaffung, die strategische Personalplanung sowie die Personalentwicklung ihrer Mitarbeitenden zuständig. Der Bereich hat eine herausgehobene strategische Relevanz für die zukünftige Entwicklung des CISPA und unterstützt durch exzellente Services die wissenschaftliche Entwicklung des Zentrums. Hinzu kommt die Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und weiteren leitenden Angestellten sowie die Initiierung, Steuerung und das Monitoring von bereichsübergreifenden Projekten

• Leitung des Bereiches Wissenschaftsadministration mit den Abteilungen Personal, Finanzen, Beschaffung/Vergabestelle, Office u Travel inklusive Personalverantwortung für die jeweiligen Führungskräfte und insgesamt mehr als 60 Mitarbeitende
• Zusätzliche Leitung eines Prozess- und Projektteams und die damit übergeordnete Verantwortung für die Einführung eines zentrumsweiten Workflow Managementsystems und für d bereichsübergreifende Projekt-Portfoliomanagement.
• Der verantwortliche Auf- und Ausbau von Organisations- und Verwaltungsstrukturen unter strategischer Berücksichtigung des rapiden Aufwuchses unseres Forschungszentrums innerhalb der nächsten Jahre sowie Unterstützung bei der Personalgewinnung für herausgehobene Stellen in der Administration.
• Optimierung und Koordination der Verwaltungsabläufe unter Beachtung sämtlicher regulatorischer Vorgaben
• Erstellung der Stellenpläne und Budgetplanung in Absprache mit der Geschäftsführung sowie in Zusammenarbeit mit den anderen Bereichsleitungen.
• Koordination neuer administrativer Angelegenheiten und Probleme, welche keiner spezifischen Fachabteilu zugeordnet sind.
• Übergeordnete Verantwortung für die Aufstellung der Finanz- und Wirtschaftsplanung des Zentrums, die Budgetüberwachung, das Rechnungs- und Finanzwesen, Zahlungs- und Finanzmanagement, Erstellung der Jahresabschlüsse, Ausbau der Personalabteilung samt Lohnabrechnung und tariflicher Eingruppierung, das zentra Beschaffungswesen, die mittelfristige Finanzplanung
• Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und dem Bereich Wissenschaftsadministration sowie in Richtung Wissenschaft und den administrativen Stabsstellen
• Konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit sämtlichen leitenden Angestellten, einschließlich der leitenden Wissenschaftler: innen als Hauptprofiteur der aufzubauenden Strukturen, zwecks initialer Planung und kontinuierlicher Verbesserung bereits bestehender Strukturen und Prozesse unter Berücksichtigung der besonderen Bedarfe und Anforderungen im Forschungsbereich

• Wiss. Hochschulabschluss in Betriebs- oder Volkswirtschaft, Wirtschaftsinformatik oder einem verwandten Fachgebiet
• Führungserfahrung, sei es in Form langjähriger Führungstätigkeit oder als erste Erfahrungen mit ausgeprägter Führungskompetenz
• Erfahrungen im Wissenschaftsbereich bzw. Erfahrungen in der Administration einer Forschungsorganisation von Vorteil
• Unternehmerisches Denken und Handeln sowie ein ausgeprägtes kaufmännisches und analytisches Verständnis
• Digitalisierungskompetenz bzw. in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten
• Die Fähigkeit, in Situationen, in denen kein Erfahrungswissen anderer Zentren, Gesellschafter oder Zuwendungsgeber zur Verfügung steht, einen klaren Kopf zu bewahren und innovative Lösungen für zum Teil beispiellose Probleme zu entwickeln und umzusetzen
• Führungsstärke, soziale Kompetenz und souveränes Auftreten
• Organisationsgeschick, hohe Eigenmotivation sowie Konfliktfähigkeit
• Fähigkeit Schnittstellenprobleme zu erkennen und (präventiv) zu lösen
• Überdurchschnittliches Engagement und hohe Belastbarkeit
• Konversationssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Auskunft über Ihre bisherige Führungsspanne und Budgetverantwortung.

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E15
• Die Stelle ist unbefristet zu vergeben
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

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