Jobbeschreibung
Das Humboldt Forum ist ein neuer Ort des Erlebens, der Begegnung und des Lernens in der Mitte Berlins. Im Humboldt Forum werden herausragende Sammlungen und bedeutende Exponate mit einem multidisziplinären Veranstaltungsprogramm zusammengeführt. Die Stiftung Humboldt Forum im Berliner Schloss ist Bauherrin und Betreiberin des Humboldt Forums. Gemeinsam mit den Akteuren des Humboldt Forums (Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Humboldt Universität zu Berlin und Stiftung Stadtmuseum Berlin) bespielt sie das Haus mit einem Ausstellungs- und Veranstaltungsprogramm mit künstlerischer, politischer und wissenschaftlicher Ausrichtung.
Der IT-Bereich im Humboldt Forum ist ein zentraler Bestandteil unserer Organisation und sorgt für den reibungslosen Betrieb. Wir bieten Unterstützung und Dienstleistungen für die Stiftung Humboldt Forum, ihre Tochterorganisationen sowie Partner und Gäste.
Unser Ziel ist es, einen nahtlosen IT-Betrieb zu gewährleisten, der den vielfältigen Anforderungen eines modernen, internationalen Kulturzentrums gerecht wird. Dabei legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung, um unseren Beitrag zum Umweltschutz und Sicherheit zu leisten.
Mit den neuesten Technologien und Anwendungen schaffen wir ein modernes und zeitgemäßes Arbeitsumfeld für alle. Bei uns ist IT nicht nur ein Werkzeug, sondern ein integraler Bestandteil unserer Arbeit, der uns hilft, unsere Ziele zu erreichen und unsere Vision zu verwirklichen.
Kommen Sie zu uns und werden Sie Teil dieses aufregenden und dynamischen Teams! Für die Abteilung IT suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n engagierte*n und erfahrene*n
Büroassistenz IT-Abteilung (d/m/w)
- Sie managen das Büromanagement u.a. die Terminorganisation, Koordination und Steuerung der Abteilung.
- Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Protokollwesen.
- Sie verarbeiten Rechnungen und erstellen Bestellungen für die IT-Abteilung.
- Sie bearbeiten selbstständig die in- und externe Korrespondenz und fertigen unterschriftsreife Entwürfe.
- Sie stellen statistische Daten in Excel zusammen und erstellen Ergebnisberichte und Entscheidungsvorlagen für die Abteilungs- und Bereichsleitungen vor.
- Sie gestalten Präsentationsvorlagen in PowerPoint.
- Sie führen eigenständig Recherchetätigkeiten zu vorgegebenen Themen und verwalten Schriftgut und Fachinformationen für die Abteilung.
- Sie sind zuständig für die Korrespondenz und den Besucherempfang sowie das Eindecken von Beratungsräumen.
- Organisation von Team-Events und Unterstützung bei der Planung von Weiterbildungen.
- Sie arbeiten sicher mit MS-Office Produkten (Excel und MS Teams) und arbeiten sich in IT-Fachanwendungen ein.
- Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*mann für Büromanagement (d/m/w) oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.
- Sie haben umfangreiche Berufserfahrungen in einer vergleichbaren Position (mind.2 Jahre).
- Sie beherrschen die MS-Office-Programmen, insbesondere MS-Excel und PowerPoint sowie anderen gängige Kommunikationsmittel wie z.B. MS Teams.
- Sie weisen Kenntnisse in der Bearbeitung von IT Beschaffungen nach und haben bereits Erfahrungen sammeln können in anderen IT-Fachanwendungen (von Vorteil).
- Sie besitzen eine hohe Affinität zu IT-Übergreifenden Themen und bringen zudem hohes Verständnis für Informationsmanagement und Informationssicherheit mit (zwingend erforderlich).
- Sie arbeiten äußerst sorgfältig, eigenverantwortlich, strukturiert und zielorientiert.
- Sie sind teamfähig und besitzen ein hohes Maß an Koordinations- und Organisationsfähigkeiten.
- Sie besitzen eine dienstleistungsorientierte Arbeitsweise und sind erfahren im Umgang mit Kund*innen oder anderen Interessensgruppen.
- Sie haben ein hohes Maß an Vertraulichkeit im Umgang mit diskreten Informationen.
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.
- Ein inspirierendes, kreatives und offenes Arbeits- und Kommunikationsumfeld mitten im Herzen Berlins mit direkter ÖPNV-Anbindung
- Moderne Ausstattung (Laptop, Diensthandy mit privater Nutzung, ggf. Tablet, Office365, Atlassian Produkten, u.v.m.)
- Eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team sowie Unterstützung Ihrer fachlichen Weiterentwicklung durch Fort- und Weiterbildung
- Sichere Bezahlung und Vorzüge tarifvertraglicher Konditionen des TVöD Bund, wie z.B. 39 Std. Woche bei Vollzeit, 30 Tage Urlaubsanspruch, Jahressonderzahlung etc.
- Beratungsangebote und lebendige betriebliche Mitbestimmung durch einen Betriebsrat, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Arbeitgeberzuschuss für das Jobticket
- Mitarbeiter*innen-Rabatt in Cafés und Restaurants im Humboldt Forum
- Kostenloser Zugang zu Ausstellungen und ausgewählten Veranstaltungen im Humboldt Forum sowie Zugang zu den staatlichen Museen Berlins
- Regelmäßige Unternehmen- und Teamevents (gemeinsames Mittagessen, Teamfrühstück, u.v.m.)
- und ein Team, das sich auf Sie freut!
Die Vergütung erfolgt unter Anwendung des TVöD- Bund für die Entgeltgruppe 6. Die Besetzung der Stelle erfolgt in Vollzeit und befristet für 2 Jahre. Eine Verstetigung der Stelle ist geplant. Teilzeitbeschäftigung ist möglich.
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