Jobbeschreibung

Die Mission des Berlin Institute of Health in der Charité (BIH) ist die medizinische Translation: Erkenntnisse aus der biomedizinischen Forschung werden in neue Ansätze zur personalisierten Vorhersage, Prävention, Diagnostik und Therapie übertragen, umgekehrt führen Beobachtungen im klinischen Alltag zu neuen Forschungsideen. Ziel ist es, einen relevanten medizinischen Nutzen für Patient*innen und Bürger*innen zu erreichen. Seit 2021 ist das BIH als dritte Säule in die Charité integriert, als Translationsforschungsbereich der Charité.

Wir suchen für das Direktorium zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine

Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors Voll- oder Teilzeit (min. 35h/​Woche)

Als Assistent*in (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/​Direktors unterstützen Sie in einem engagierten Team bestmöglich in der täglich anfallenden Arbeitsorganisation und bei administrativen Tätigkeiten. Neben der Pflege des Kalenders, allgemeinen Büromanagement­aufgaben und der Organisation verschiedener Termine sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Organisation und mit externen Stakeholdern.

• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für das Direktorium wie bspw.:
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (postalisch, elektronisch und mündlich, teilweise in Englisch)
  • Dienstreiseorganisation
  • Organisatorische Vorbereitung in Absprache mit den persönlichen Referent*innen
  • Erfassung, Weiterverarbeitung, Strukturierung und Pflege direktoriumsrelevanter Informationen
• Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen
• Koordination und Nachverfolgung von Unterschriftenläufen
• Anfertigung und Kontrolle von Übersetzungen (Deutsch-Englisch)

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, bspw. als Kauffrau/​‑mann für Büromanagement/​‑kommunikation, Fremdsprachenkorrespondent*in oder einem vergleichbaren Bereich
• Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Sekretariat
• Umfassende Kenntnisse in der Termin- und Veranstaltungsorganisation sowie der Aufbereitung und Gestaltung von Veranstaltungsmaterialien (z. B. Einladungen, Präsentationen)
• Kenntnisse in der Reiseplanung, im Reisekostenrecht und im Haushaltsrecht von Vorteil
• Verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
• Serviceorientierte, proaktive Arbeitsweise, hohe Teamfähigkeit und ausgeprägte Problem­lösungsfähigkeiten
• Diskretion, Loyalität und hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut
• Sehr gut erreichbarer und attraktiver Arbeitsplatz am Spreepalais am Dom, Anna-Louisa-Karsch-Str. 2, 10178 Berlin
• Entgeltgruppe E 8 TVöD VKA‑K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus der Berufserfahrung. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Sonder- oder Zusatzzahlungen angegeben.
• Zusätzliche im öffentlichen Dienst übliche Leistungen (u. a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen)
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche)
• Diverse Unterstützungsangebote, um Berufsleben und Familie zu vereinbaren (Kinderbetreuung, Kooperation mit voiio)
• Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mobiles Bürgeramt vor Ort
• Corporate Benefits (Reisen, Freizeit, Shopping u. v. m.), Charité Gympass, Fahrradleasing oder ‑abo (JobRad, mylo)

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