Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) ab sofort unbefristet eine/einen
Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
In der Sachbearbeitung und Assistenz für die Leitung der Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:
- Finanzadministration:
- Budgetcontrolling ausgewählter Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
- Budgetvorausschau sowie -planung
- Erstellen von Präsentationen und Übersichten
- Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen
- Koordination sowie Umsetzung von Dokumentation und Berichtswesen inkl. Erfassung und Auswertung von Kennzahlen zum Transfer
- Inhaltliche Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Veranstaltungsmanagement: Buchung von Räumen, Catering und Transporten, Mitarbeit auf Veranstaltungen, Einladungs- und Anmeldemanagement, statistische Aufbereitung aller Verwaltungen, Unterstützung bei der Content-Erstellung
- Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.
- eine administrative Ausbildung
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in Finanzcontrolling, Officemanagement sowie Teamassistenz
- schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
- fundierte Kenntnisse in MS Office, idealerweise im Umgang mit Web CMS und im Kundendatenmanagement CRM
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent
- gute Kommunikationsfähigkeit
- Dienstleistungsorientierung
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Mehr