Fachreferent Betriebsorganisation mit fachlicher Führung (m/w/d)

Jobbeschreibung

Athora ist ein führender Anbieter von Versicherungsprodukten auf dem europäischen Markt für Spar- und Altersvorsorgeleistungen. Wir sind über Erstversicherungsgeschäfte in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und Italien sowie über Rückversicherungsgeschäfte in Bermuda und Irland tätig. Zum 31. Dezember 2023 verfügte Athora über ein verwaltetes Vermögen von 73,3 Milliarden Euro, rund 2,8 Millio­nen Kunden und ca. 1.500 Mitarbeiter in Belgien, Bermuda, Deutschland, Irland, Italien, den Nieder­landen und Großbritannien.
Da wir unsere Präsenz auf dem europäischen Lebensversicherungsmarkt im Rahmen unserer Wachs­tums­strategie stetig weiter ausbauen, sind wir auf der Suche nach engagierten Teamplayern, die uns auf unserem Weg begleiten möchten. Wir freuen uns auf Bewerberinnen und Bewerber, die sich von unseren gemeinsamen Werten angesprochen fühlen: "Dare to be Different", "Seek Simplicity", "Care" und "Do the Right Thing" und bieten im Gegenzug eine Arbeitsatmosphäre, die von Dynamik und Gemein­schaftlichkeit geprägt ist.

Fachreferent Betriebsorganisation mit fachlicher Führung (m/w/d)
In Vollzeit (38 Std./wtl.)

Ziel der Funktion
Die Betriebsorganisation ist ein Aufgabenbereich, der im Verantwortungsbereich des Chief Operation Officer der Athora Deutschland angesiedelt ist. Zu diesem verläuft auch die direkte Berichtslinie. Die Funktion unterstützt sämtliche Bereiche der Athora Deutschland Gruppe hinsichtlich der Prozessoptimierung und -dokumentation, im Rahmen von Projekten sowie bei der Richtlinienpflege. Darüber hinaus sind die Bereiche Business Continuity Management, Outsourcing Management und Sourcing- und Vendor Management dort angesiedelt.

Diese Rolle bietet dem richtigen Kandidaten die Gelegenheit, im Bereich Betriebsorganisation zu arbeiten und gemeinsam mit den ihm fachlich zugeordneten Kollegen diesen neu gestalteten Bereich mit Leben zu füllen.

Prozessmanagement und Dokumentation:

• Analyse und Bewertung der Geschäftsprozesse (incl. Ressourcenbedarf)
• Dokumentation aller Geschäftsprozesse (Unter­stütz­ung bei der Prozessaufnahme bzw. -beschreibung) sowie Erstellung von Organigrammen, Be­ratung und Begleitung der Fachabteilungen
• Analyse von Organisationsstrukturen in Zu­sam­men­arbeit mit den Fachbereichen sowie Erar­bei­tung von Vorschlägen zu Optimierungs­maß­nah­men und Identifikation von Automatisierungs – und Outsourcingmöglichkeiten

Veröffentlichungen:

• Management der Veröffentlichungen von Arbeits­richt­linien und Policies
• Anstoß der jährlichen Über­prüfung mittels Workflowmanagementtool

Business Continuity Management:

• Durchführung von Geschäftsauswirkungs- und Risiko­analysen (BIA und RIA) in Zusammenarbeit mit dem Informationssicherheitsbeauftragten, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu bewerten
• Entwicklung und Implementierung von Krisen­ma­nagementplänen, einschließlich der Em­pfeh­lung und Unterstützung bei der Implemen­tier­ung von Wiederherstellungsstrategien
• Pflege, Verbesserung und regelmäßiges Testen und Aktualisieren von Geschäftskontinuitäts- und Katastrophenwiederherstellungsplänen (ICT)
• Identifizierung kritischer Dritter und Durch­führung von Selbstbewertungen zur Minderung von Geschäftsauswirkungen
• Koordination mit IT-Teams zur Gewährleistung effek­tiver ICT Disaster Recovery (DR) Lösungen und Verfahren, einschließlich der Organisation, Koordination und Berichterstattung über BC und IT DR Tests
• Unterstützung bei externen Audits und Anfragen in Verbindung mit Resilienzaktivitäten
• Bereitstellung von Schulungs- und Sensibilisier­ungs­programmen für die Mitarbeitenden
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Geschäfts­konti­nu­i­täts­­strategien mit den organisatorischen Zielen und Compliance-Anforderungen überein­stimmen
• Enge Zusammenarbeit mit der Konzernmutter und Berücksichtigung der Gruppenvorgaben bei der Umsetzung aller oben genannten Aufgaben

Outsourcing Management:

• Verantwortung für das Outsourcing Management der Athora Deutschland und zentraler Ansprech­partner zu allen damit verbundenen Themen
• Sicherstellung der Einhaltung von Qualitäts­stan­dards und regulatorischen Vorgaben, ins­be­son­dere der Meldungen an die BaFin über das MVP-Portal
• Verantwortung für die Aktualität des Aus­glieder­ungs­verzeichnisses sowie Verwaltung und jähr­liche Überprüfung der damit verbundenen Doku­men­te und Aktualisierung und Umsetzung der Outsourcing-Leitlinie
• Organisation und Kontrolle der Erstanalysen, Due Diligences/ Risikoanalysen, SLA- und Vertrags­über­prüfungen und Entwicklung von Maß­nah­men zur Risikominderung
• Fortlaufende Information zu aktuellen und kün­ftigen regulatorischen Entwicklungen

Sourcing- und Vendor Management

• Unterstützung der Fachbereiche bei der Identi­fi­ka­tion, Auswahl und Bewertung von Lieferanten und Dienstleistern sowie bei der Vertrags­ge­staltung und -verhandlung
• Entwicklung und Implementierung von Sourcing-Stra­te­gien zur Kostenoptimierung und Effizienz­steigerung
• Zentraler Ansprechpartner zu Themen der Beschaffung
• Verantwortung für die Aktualität des Vertrags­re­gis­ters sowie Verwaltung und jährliche Über­prüfung der damit verbundenen Dokumente
• Überwachung der Leistung von Dienstleistern und Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards
• Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen zur Abstimmung von Anforderungen und zur Opti­mierung der Beschaffungsprozesse
• Ver­antwortung für die Richtlinien zum Sourcing- und Vendormanagement
• Projektleitung und Projektmitarbeit bei oper­a­tiven Projekten der Fachbereiche

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor oder Master) in Wirtschaftswissenschaften (oder vergleichbar)
• Mindestens 3 Jahre Berufs- und Projekterfahrung im Bereich Betriebsorganisation in einem Ver­sich­er­ungsunternehmen, idealerweise mit Schwer­punkt Lebensversicherung, oder in der Beratung
• Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung von aussagekräftigen Präsentationen
• Erfahrung im Umgang mit Gremien und Entscheidungsträgern
• Praktische Erfahrung in der Durchführung von Projekten zur Prozessoptimierung
• Fließende Englischkenntnisse

Ihre persönlichen Fähigkeiten

• Motivierte und belastbare Persönlichkeit mit der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld unter Druck zu arbeiten, gesetzte Fristen einzuhalten und Interessenkonflikte zu bewältigen
• Ausgeprägte, analytische und strategische Arbeits­weise
• Flexibilität mit einer positiven Einstellung gegenüber Veränderungen
• Starker Teamplayer auf allen Ebenen, der pro­blem­los und effektiv funktionsübergreifend und mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen­arbeitet
• Selbstbewusstes Vertreten von Meinungen und kon­struktives Hinterfragen, mit der Fähigkeit, andere zu überzeugen und sie zum Teil der Lösung zu machen
• Gesundes Urteilsvermögen, um Prioritäten zu setzen und Konflikte konstruktiv zu lösen
• Engagement für den gemeinsamen Erfolg
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Empathie und Konsensfähigkeit

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunfts­weisenden Unternehmen
• Familien­freundliches und flexibles Arbeits­zeitmodell
• Neue, wechselnde Herausforderungen und flache Hierarchien
• Sicherheit eines deutschen Unternehmens mit dem starken Rückhalt einer internationalen finanzstarken Holding
• Attraktive, leistungsbezogene Vergütung
• Profes­sionelles Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative unterstützt wird
• Ein Team, das vertrauensvoll und partner­schaft­lich zusammenarbeitet
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Arbeitszeiten
• Großzügige Homeofficeregelung

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