Jobbeschreibung
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Assistentin / Assistent der Bereichsleitung (d/w/m)
Geschäftsbereich Finanzen
Arbeitszeit: Teilzeit (20-25 Std./Woche) | Kennziffer: 4062 | Bewerbungsfrist: 31.01.2025
Arbeiten an der Charité
Unser Finanz-Team sucht Unterstützung! Wenn Sie Spaß an administrativen Abläufen haben und kommunikativ sind, dann suchen wir genau Sie! Die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden, guter Informationsfluss und ein guter Auftritt nach außen ist uns sehr wichtig. Sie begleiten die Kolleg*innen beim Onboarding, in ihrem Arbeitsalltag, begleiten Zufriedenheitsbefragungen und treiben das Thema Kommunikation via Social Media voran. Wir sind ein dynamisches und engagiertes Team. Wir haben junge Mitarbeitende aber auch Mitarbeitende, die bereits viele Jahre der Charité treu sind und das hat auch einen Grund – wir sind ein tolles Team und ein tolles Unternehmen! Sie arbeiten im Team des Leitungsbüros des GB Finanzen am modernen Digitalisierungsstandort der Charité in Berlin Mitte bei einem der größten Arbeitgeber Berlins. Mobiles Arbeiten ist möglich, sodass der Job eine hohe Flexibilität bietet.
- Sie sind erste Ansprechperson von Mitarbeitenden zu Themen rund um den Arbeitsplatz (z. B. Krankheit, Urlaubsplanung, sonstige Fragestellungen an der Schnittstelle zur Personalabteilung, u. ä.).
- Sie begleiten den Bewerbungs-/Einstellungsprozess (z. B. Einstellungs-Checkliste, Sicherstellung der Arbeitsplatzausstattung, Verwaltung der Bewerbungsverfahren in HR Puls, Vorbereitung von Stellenausschreibungen bzw. Unterstützung bei der Formulierung von Stellenausschreibungen, Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen).
- Sie stellen sicher, dass das On- und Off-Boarding der Mitarbeitenden im Geschäftsbereich reibungslos abläuft. Hierzu gehört die eigenständige Ausarbeitung von On-Boarding-Material für den Geschäftsbereich für verschiedene Adressatengruppen.
- Sie betreuen Auszubildende, dual Studierende, Praktikanten und Trainees im Geschäftsbereich Finanzen (Erstellung von Einsatzplänen, regelmäßiger Austausch, Begleitung von Feedbackgesprächen etc.).
- Sie bauen einen internen und externen Social Media-Auftritt des Geschäftsbereichs auf und verbessern damit die Kommunikation innerhalb des Geschäftsbereichs aber auch nach außen.
- Sie übernehmen die Vorbereitung, Begleitung und Auswertung von Zufriedenheitsbefragungen.
- Bei Abwesenheit im Sekretariat übernehmen Sie Vertretungsaufgaben in diesem Bereich (z. B. Terminkoordination, Betreuung des Email-Postfachs.
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erfahrung im Bereich Finanzen oder Personal
- Fundierte Kenntnisse der Abläufe in einem Unternehmen
- Durchsetzungsstärke
- Hohe Belastbarkeit
- Ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeit
- Sehr gute EDV und MS Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
- Hohes Maß an Kommunikationsstärke, ein freundlicher und offener Umgang mit Kolleginnen und Kollegen und Geschäftspartnerinnen und -partnern
- Wir freuen uns über Engagement, Organisationstalent und Teamfähigkeit sowie selbstständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Entschlossenheit, Teamgeist, Flexibilität, Sorgfalt und Toleranz
- Eine hochprofessionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9a TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.